November 19, 2019

Dear Institute Delegates, Alternates, Participants and Committee Members,

As we continue to prepare for the Second Session of the Institute Chapter 2017—to be held March 26–28, 2020—we want to share some important information with you.

Online registration begins November 20 and ends December 11. The Institute office will email the registration e-form to you, and NIX Conference and Meeting Management will coordinate registration. Please carefully prepare the information below before submitting your e-registration, as it can only be done once.

Before you begin registration, please be sure to:
  • Make your airline reservation;
  • Talk to and agree with the person with whom you would like to share a room; and
  • Be prepared to list any special needs.

Schedule/Check-In
We will be gathering at the Sheraton Westport Chalet Hotel, 191 Port Plaza Drive
St. Louis, Missouri, 63146. Tel: 314.878.1500
  • Travel dates for U.S.-based sisters will be Wednesday, March 25, and Sunday, March 29, 2020.
  • International travelers are welcome at the hotel on Tuesday, March 24, with departure Sunday, March 29.
  • Hotel check-in begins at 3pm CT daily.
  • There will be dinner Wednesday night from 5–6:30pm followed by social at 7pm.
  • The Chapter agenda begins Thursday morning.

Travel by Plane
Transportation from the airport to the Sheraton Westport Chalet Hotel will be provided by the hotel shuttle. The Westport shuttle services each airport terminal every 15 minutes from 5am CT to 11pm CT. Follow signs within the airport terminal to the designated spot. There are several shuttles—be sure to take the Westport shuttle . If you have any special transportation needs, please contact Sister Maria Luisa Vera .

On the day of departure, March 29, the shuttle will run on the hour and half-hour from the hotel to the airport from 5am CT to 11pm CT.

Reimbursement Policy
The Institute will reimburse delegates, alternates, participants, staff, committee members, interpreters and guests for travel to and from the Chapter.

In light of our Critical Concerns, we ask that each person make sound economical choices and share rides to reduce our carbon footprint and costs. Air travel reimbursement does not include any travel insurance. If possible, please avoid long-term parking fees, although airport parking, when necessary, will be reimbursed.

Travel by Car
Gas and tolls will be reimbursed for those who drive to the Chapter. Parking at the hotel is free. Meals needed while traveling are reimbursable (within reason, please). Overnight accommodations while traveling will not be reimbursed. An Institute reimbursement form will be distributed at the Chapter. Receipts must be submitted with reimbursement requests.

Hotel Rooms
Chapter attendees will share hotel rooms, each of which has two double beds. (Due to space and cost, single rooms are not available.) All rooms are equipped with a coffeemaker, iron/ironing board, hair dryer, wireless connection and a refrigerator.

Other amenities include wireless connection in meeting rooms and a fitness center. The hotel pool is outdoors and will likely not be available in late March.

As an act of solidarity with those who will serve us by tidying up and cleaning our rooms, the Institute Chapter Coordinating Committee requests that each guest leave a $1.00 tip daily (for a total of $2.00 per room, per day).

Temperature
Average high temperature in St. Louis in March is 56º Fahrenheit, with an average low temperature of 37º Fahrenheit at night. Since the temperature could be warmer or cooler, we suggest bringing layers of clothing so you can adjust comfortably throughout these days.

Meals
Meals will be served buffet style. If you have any special dietary needs, please note them on the registration form.

Liturgy
Liturgy will be celebrated on the evening of Saturday, March 28. Please note there will be opportunities to volunteer for prayer and ritual upon registration.

Please be attentive to your email in the coming weeks and months, as the ICCC will be sharing further information for the 2017 Chapter Second Session. Additionally, the ICCC will be in touch with delegates, alternates and participants to share resources in preparation for the Chapter Second Session.

If you have any questions about hospitality, please contact Sister Maria Luisa Vera .

Sincerely,

Institute Chapter Coordinating Committee
19 de noviembre de 2019

Estimadas delegadas, suplentes, participantes y miembros de comité del Instituto :

Al continuar preparándonos para la Segunda Sesión del Capítulo del Instituto 2017 —a realizarse del 26 al 28 de marzo de 2020— queremos compartir con ustedes información importante.

La inscripción en línea comienza el 20 de noviembre y termina el 11 de diciembre. La oficina del Instituto les enviará por correo electrónico el formulario de inscripción electrónica, y NIX Conference and Meeting Management coordinará la inscripción. Por favor, preparen minuciosamente la información a continuación antes de someter sus formularios electrónicos de inscripción, ya que se puede hacer sólo una vez.

Antes de comenzar la inscripción, asegúrense de:
  • hacer su reserva con la línea aérea;
  • hablar y tener el consentimiento de la persona con la que les gustaría compartir la habitación; y
  • estar preparada para enumerar sus necesidades especiales.

Programa/Registro en el hotel
Nos estaremos reuniendo en Sheraton Westport Chalet Hotel, 191 Port Plaza Drive, St. Louis, Missouri 63146. Tel. 314.878.1500
  • Las fechas de viaje para hermanas en EE. UU. serán el miércoles, 25 de marzo y el domingo 29 de marzo de 2020.
  • Las viajeras internacionales pueden llegar al hotel el martes 24 de marzo y partir el domingo 29 de marzo.
  • El registro en el hotel comienza diariamente a las 3 p. m. Hora del Centro.
  • Habrá cena el miércoles en la noche de 5-6:30 p. m. seguida de reunión social a las 7 p. m.
  • La agenda del Capítulo empieza el jueves en la mañana.

Viaje por avión
El transporte del aeropuerto a Sheraton Westport Chalet Hotel estará a cargo del hotel a través de Westport shuttle . Éste tiene servicio en cada terminal del aeropuerto cada 15 minutos, de 5 a. m. - 11 p. m. Hora del Centro. Sigan las señales dentro del terminal del aeropuerto al lugar designado. Hay varios autobuses, pero asegúrense de tomar Westport shuttle. Si tienen necesidades especiales sobre transporte, por favor pónganse en contacto con Hermana Maria Luisa Vera .

El día de salida al aeropuerto, el 29 de marzo, el servicio del autobús desde el hotel será cada 30 minutos empezando desde las 5 a. m. - 11 p. m. Hora del Centro.

Política de reembolso
El Instituto reembolsará a delegadas, suplentes, participantes, personal, integrantes de comités, intérpretes e invitadas/os por viaje de ida y vuelta al Capítulo.

En consideración de nuestros Asuntos Críticos, le pedimos a cada persona hacer decisiones económicas sólidas y compartir viajes con el fin de reducir nuestra huella de carbono y costos. Los reembolsos por viajes aéreos no incluyen ningún seguro de viaje. Si es posible, les pedimos que eviten las tarifas de estacionamiento a largo plazo, pero se reembolsará el estacionamiento en el aeropuerto cuando sea necesario.

Viaje en automóvil
Se reembolsará gasolina y peajes para quienes conducen al Capítulo. El estacionamiento en el hotel es gratis. Se reembolsará por las comidas que necesiten durante sus viajes (dentro de lo normal, por favor). No se reembolsará por alojamientos de estadía nocturna durante el viaje.

El formulario de reembolso del Instituto se distribuirá en el Capítulo. Se deben presentar los recibos con las solicitudes de reembolso.

Habitaciones del hotel
Asistentes al Capítulo compartirán habitaciones en el hotel. Cada habitación tiene dos camas de dos plazas. (Debido al espacio y costo, no hay disponibles habitaciones individuales.) Todas las habitaciones están equipadas con cafetera, plancha y planchador, secadora de cabello, conexión inalámbrica y refrigerador.

Otras comodidades del hotel incluyen: conexión inalámbrica en las salas de reunión, un gimnasio. La piscina está en el exterior y posiblemente no esté disponible a fines de marzo.

*Como un acto de solidaridad con las personas que nos asistirán con el arreglo y limpieza de nuestras habitaciones, el Comité Coordinador del Capítulo del Instituto (CCCI) solicita que cada persona deje una propina diaria de $1.00 (un total de $2.00 por habitación /por día).

Temperatura
La temperatura promedio alta en St. Louis en marzo es 13 °Celsius, con una temperatura promedio baja de aproximadamente 2.7 °Celsius por la noche. Ya que las temperaturas podrían ser más calientes o más frías, les sugerimos traer suficiente ropa para ponerse una sobre otra y puedan estar cómodas durante estos días.

Comidas
Las comidas se servirán a estilo buffet . Si tienen necesidades dietéticas especiales, por favor anótenlas en el formulario de inscripción.

Liturgia
La liturgia se celebrará la noche del sábado 28 de marzo. Por favor noten que habrá oportunidades de voluntariado para la oración y el ritual en el momento de inscripción.
Por favor, presten atención a su correo electrónico en las próximas semanas ya que el CCCI estará compartiendo más información importante para la Segunda Sesión del Capítulo 2017. Además, el CCCI se comunicará con las delegadas, suplentes y participantes para compartir recursos en preparación para la Segunda Sesión del Capítulo.

Si tienen alguna pregunta sobre hospitalidad, por favor comuníquense con Hermana Maria Luisa Vera .

Atentamente,

El Comité Coordinador del Capítulo del Instituto