You are receiving this email because you are a Congress 2018 organizer | Vous recevez ce courriel en qualité d'organisateur/trice du Congrès 2018

Le français suit
May 24, 2018
Congress organizers update #31
Dear

Your (last) weekly Congress Organizers update.

To find out more, refer to the Planning Guide or check out the Organizers Portal at www.congress2018.ca/organizers

***Missed last week's email? Check it out here ***
Upcoming key dates
May 26 - Congress officially starts
Upon arrival at Congress
When you arrive at the University of Regina, check with Donna LeLièvre at the 'Solutions' counter of the Congress Registration Desk to receive your official access badge and organizers support package. This package will include valuable information to support you during Congress, as well as information about Congress 2019. Registration is open daily from Friday, May 25 to Friday, June 1 in the Congress Hub located in the Centre for Kinesiology. Check out the complete hours.
Your Congress Essentials guide   
As part of your organizers package and registration credentials picked up at the ‘Solutions’ counter, you’ll receive a copy of the Congress Essentials guide. This guide contains information, dates and locations for all association conferences, including the location of association greeting tables, details on the campus amenities & local transportation available to attendees, a listing of 200+ open events you can attend, and the official Congress map. Make sure to check it out!
Signing authority
Please note that only authorized personnel (identified on the Association Signing Authority Form) have "signing authority". Only these individuals have the ability to charge expenses to your Congress account either prior to or during the event, such as catering costs, bar services, rental of audiovisual equipment, photocopying and printing, and contractor support. If you need to make adjustments to these names, contact us at organizers@ideas-idees.ca .
Badge monitoring
All Congress attendees receive badges at Registration; however, they differ based on what people have registered for:
  • Badges with your association acronym indicate an attendee has registered and paid for your conference. 
  • Badges with other association acronyms indicates an attendee has NOT registered for your conference, but for another association conference.
  • Badges with a thick black line under the name indicate an attendee has NOT registered or paid for any conference and should be directed to the Congress Registration Desk. 
  • Individuals without a badge indicate an attendee has NOT registered or paid for either your conference or Congress and should be directed to the Congress Registration Desk.
Don't send attendees to an empty room!    
During previous Congresses, a number of events open to all registered attendees and the general public changed location, date or time at the last minute without attendees or the Federation being made aware. If your open event moves to a different room or if the date or time changes, please email   organizers@ideas-idees.ca  as soon as possible and we will reflect the change on the Congress website in real time. 
Event ID # lookup on the website 
All open events listed in the  Congress Essentials  guide, which you will receive upon check-in on site, have an ID # attached to them. This is an easy way for you and your members to look up more information about open events of interest. Until you get your guide, you can continue to browse the calendar of events as a whole by clicking 'view open events' next to the search bar or by  visiting the calendar page  directly. Please let your members know! 
Final check-list before Congress starts
If you can check off all the items below, you're good to go! Contact us at  organizers@ideas-idees.ca  for questions. 
 
  1. Did you register?
  2. Did you download and check your registration list?
  3. Did you schedule time to pick up your package at the Solutions counter?       
  4. Did you approve your event orders and pack a copy for yourself? 
  5. Is your association page up-to-date, including your final program? 
  Le 24 mai 2018
Bulletin organisateurs du Congrès N°31
Cher/chère

Votre (dernier) bulletin organisateurs du Congrès.

Pour en savoir plus, référez-vous au Guide de planification ou visitez le Portail des organisateurs au www.congres2018.ca/organisateurs


***Vous avez manqué le courriel de la semaine dernière? Lisez-le ici ***
Dates clés à venir
Le 26 mai - Ouverture officielle du Congrès
À votre arrivée au Congrès
Lorsque vous arrivez à l'Université de Regina, vérifier auprès de Donna LeLièvre au guichet « Solutions »,   du Bureau d'inscription du Congrès pour obtenir votre insigne d’accès officiel et votre trousse d’aide aux organisateurs . Ce forfait comprendra des informations précieuses pour vous soutenir pendant le Congrès, ainsi que des information s sur le Congrès 2019. Le Bureau d'inscription est ouvert tous les jours du vendredi 25 mai au vendredi 1 juin dans le Carrefour du Congrès dans le Centre for Kinesiology. Consultez les horaires d'ouverture.
Votre guide L’Essentiel du Congrès
Dans le cadre de votre trousse d’organisateur et l’informations d'inscription recueillies au guichet « Solutions », vous recevrez une copie du guide L’Essentiel du Congrès. Ce guide contient des informations, dates et lieux pour toutes les conférences d'association, y compris l'emplacement des tables d'accueil, les détails sur les équipements du campus et le transport local disponible pour les participants, une liste de plus de 200 événements ouverts et la carte officielle du Congrès. Assurez-vous de le vérifier!
Pouvoir de signature
Veuillez noter que seuls les membres du personnel autorisés (identifiés sur le Formulaire Pouvoir de signature), ont l'autorité de signer et d'engager des dépenses facturées avant ou pendant le Congrès, telles que les frais de services de traiteur, les frais de bar, les services de location d'équipement audiovisuel, les services de photocopie et d'impression et le soutien d'employés contractuels. Si vous devez modifier votre liste de personnes autorisées, veuillez communiquer avec organisateurs@ideas-idees.ca .
Vérification des badges
Tous les congressistes reçoivent un badge au Bureau d'inscription; ils diffèrent selon les événements auxquels ils donnent accès :
  • Les badges portant le sigle de votre association indiquent que le participant a acquitté les frais d'inscription requis pour assister à votre rencontre.
  • Les badges portant l’acronyme d’une autre association indiquent que le participant ne s’est PAS inscrit pour votre conférence mais pour celle d’une autre association.
  • Les badges dont le nom est souligné d’un épais trait noir indiquent que la personne N’A PAS effectué l’inscription ou acquitté les frais requis pour assister aucune conférence et doit être dirigée vers l’inscription
  • L'absence de badge indique que la personne N'A PAS effectué l'inscription ni acquitté les frais requis pour assister à votre conférence ou au Congrès et doit être dirigée vers le Bureau d'inscription. 
N'envoyez-pas vos congressistes dans une salle vide! 
Lors des Congrès passés, le lieu, la date ou l'horaire de plusieurs événements ouverts à tous les congressistes inscrits et le grand public ont changé à la dernière minute sans que les participants ou la Fédération n'en soient informés. Si votre événement ouvert est modifié, veuillez envoyer un courriel à  organisateurs@ideas-idees.ca  le plus rapidement possible afin que nous puissions indiquer le changement sur le site Web du Congrès en temps réel.
Recherche d'événements sur le site Interne t
Tous les événements ouverts listés dans le guide  L'Essentiel du Congrès  que vous recevrez lors de votre inscription sur place sont identifiés par un numéro. Il s'agit-là d'une façon simple pour vous et vos membres de rechercher plus d'information sur les événements qui vous intéressent. En attendant d'obtenir votre guide, vous pouvez continuer à parcourir le calendrier des événements dans son ensemble en cliquant sur 'Voir les événements ouverts' à gauche de la barre de recherche ou en visitant la  page calendrier directement. Veuillez en informer vos membres!
Liste de contrôle avant le Congrès
Si vous cochez tous les éléments ci-dessous, vous êtes prêt(e)! Communiquez avec  organisateurs@ideas-idees.ca  pour toute question. 
 
  1. Êtes-vous inscrit(e)
  2. Avez-vous téléchargé et vérifié votre liste d'inscription?     
  3. Avez-vous prévu suffisamment de temps pour récupérer votre trousse d'inscription d'organisateur au comptoir Solutions sur place?           
  4. Avez-vous vérifié vos résumés de commandes et prévu d'amener une copie?      
  5. La page de votre association est-elle à jour, y compris votre programme? 
#congressh