You are receiving this email because you are a Congress 2018 organizer | Vous recevez ce courriel en qualité d'organisateur/trice du Congrès 2018

Le français suit
March 29, 2018
Congress organizers update #24
Dear , 

Early bird rates end March 31! Tell your members and register now.

To find out more about each deadline and each action item, refer to the Planning Guide or check out the Organizers Portal at www.congress2018.ca/organizers. 

***Missed last week's email? Check it out here ***
Upcoming key dates
March 31- Early bird registration deadline
April 5 - Countdown to Congress meeting
April 6 - Deadline to request audio-visual, furnishings and catering
April 20 - Deadline to submit final program
Countdown to Congress meeting next Thursday
Next week we will discuss tips for printing using your Congress Account, the calendar of open events on the Congress website, the closing of accommodations special rates, and transportation during Congress. Download the agenda then call in or attend in person April 5, at 10:00 CST / 12:00 EST in The Terrace Building (10R) Boardroom C. Don't forget to bring your Planning Guide !
Early-Bird Registration ends this weekend
Please tell your members that they only have until March 31 to benefit from discounted Congress registration rates. Ensure your speakers, presenters, panelists and those chairing a session are also registering.
Place your furnishing and AV orders by April 6
Have you ordered the poster boards or extra microphones you need in your meeting rooms? Requests for audiovisual equipment or additional furniture can be placed via the Request System until April 6. Review the AV Equipment and Furnishings Menu and place your orders as early as possible. Please note that the Basic AV package is automatically added to each of your rooms. It is your responsibility to remove this package if you don't need it.
Blog submissions
Increase visibility for your association and conference program by contributing to the Congress blog series! Email Kayla MacIntosh for a list of topics and information on the submission process.
Buffy Sainte-Marie comes to Congress! 
Join us for a solo concert by the legendary Buffy Sainte-Marie , world-renowned Cree singer-songwriter, activist, educator, visual artist, and winner of countless awards, whose performance will surely "rock your work and inspire new ideas." An event hosted by the University of Regina on May 28, 19:00-20:30 .   https://www.congress2018.ca/calendar/1344
Do you know where to download your reports?
Did you know that you can download reports from the Request System at any time to see the list of your current catering or equipment orders? Every time you make an order for an item in one of your allocated rooms, this information is updated in real time and populates a number of reports in the system. You can find these reports in the top left section of the Request System’s dashboard labeled with headings such as ‘AV and Equipment – Summary’ or ‘Catering – Detailed’. Please ensure that you are always referencing the most updated information by downloading reports regularly.
  Le 29 mars 2018
Bulletin organisateurs du Congrès N°24
Cher/chère , 

Les tarifs préférentiels expirent le 31 mars! Dites-le à vos membres et inscrivez-vous maintenant.

Pour en savoir plus sur chaque échéance et chaque mesure à prendre, référez-vous au Guide de planification ou visitez le Portail des organisateurs au www.congres2018.ca/organisateurs . 


***Vous avez manqué le courriel de la semaine dernière? Lisez-le ici ***
Dates clés à venir
Le 31 mars - Délai pour soumettre le Formulaire Embauche d’adjoint(e) d’association
Le 5 avril - Réunion En route vers le Congrès
Le 6 avril - Réserver l’équipement audiovisuel, le mobilier et passer commande au service de traiteur
Le 20 avril - Soumettre le programme définitif de votre conférence
Réunion En route vers le Congrès jeudi prochain
La semaine prochaine, nous aborderons les aspects concernant le services d’impression et votre compte du Congrès, le calendrier des événements sur le site web du Congrès,
l'expiration des tarifs d'hébergement préférentiels, et les moyens de transport durant le Congrès. Téléchargez l'ordre du jour et appelez nous, ou rendez-vous directement le jeudi 5 avril prochain à 10 h 00 HNC / 12 h 00 HAE dans la salle Terrace Building (10R). N'oubliez pas d'apporter votre Guide de planification.
Tarifs de préinscription au Congrès
Dépêchez-vous, l'offre pour bénéficier des tarifs de préinscription au Congrèsse termine le 31 mars! Assurez-vous que vos conférenciers, présentateurs, panélistes et présidents de séance également l'enregistrement d'eux-mêmes.
Mobilier et AV : passez commande avant le 6 avril
Avez-vous commandé des tableaux d'affichage ou des microphones supplémentaires nécessaires dans vos salles de réunion? Les commandes pourront être placées via le Système de demande jusqu’au 6 avril. Consultez le Menu de matériel audiovisuel et de mobilier et passez vos commandes le plus tôt possible. Veuillez noter que la trousse audiovisuelle de base s’ajoute par défaut à chacune des salles qui vous sont attribuées. Il vous incombe de supprimer cette demande pour toute réservation de salle et tous les événements qui la rendent superflue.
Blogue du Congrès
Donnez plus de visibilité à votre association et à votre programme de conférence en devenant rédacteur/trice pour le blogue du Congrès! Écrivez à Kayla MacIntosh pour obtenir une liste de sujets et plus d'informations sur le processus de soumission.
Buffy Sainte-Marie participera au congrès!
Assistez à un concert en solo de la légendaire Buffy Sainte-Marie, auteure-compositrice-interprète, militante, enseignante et artiste en art visuel crie de renommée mondiale ayant remporté d’innombrables prix, qui vous inspirera et vous fera vibrer. Le spectacle aura lieu à l’Université de Regina le 28 mai de 19 h à 20 h 30. https://www.congress2018.ca/calendar/1344
Savez-vous où télécharger vos rapports?
Saviez-vous que vous pouvez télécharger des rapports du système de demande pour voir la liste des éléments que vous avez commandé pour le service traiteur ou votre équipement audiovisuel à n’importe quel moment? Chaque fois que vous passez une commande pour l’une de vos salles, les informations sont mises à jour en temps réel, et apparaissent dans un nombre de rapports dans le système. Vous pouvez retrouver ces rapports dans la section en haut à gauche du tableau de bord du système de demande et désigné comme « Résumé - Audiovisuel et équipement » ou « Service de Traiteur – Détail ». Assurez-vous de toujours référencer les informations les plus récentes en téléchargeant régulièrement des rapports.
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