Congress organizers update #29
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Dear
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Event order approvals are due Friday (tomorrow)
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Upcoming key dates
May 11
- Deadline to review your event order confirmations
May 26
- Congress officially starts
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Event orders approvals due Friday
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Did you receive your event orders? The University of Regina team has emailed you all your event orders for each of your association meeting rooms. These packages outline the catering, audiovisual, and setup requirements for each of your rooms on each day.
Someone from your association must review, approve and sign off on all of your orders by no later than 5:00 pm on Friday, May 11.
This will be your last chance to adjust your orders before Congress, so please designate someone within your association to complete this task. If you did not receive them, please contact
Logistics.2018@uregina.ca
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Is your conference program accurate?
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It is good practice that you, as association organizers, review the programs that will be distributed to your members for location accuracy. You want to ensure that the room locations listed in your program match the names of your allocated rooms in the Request System so your members don't go to the wrong place. You can verify this by downloading the 'Room Summary' report from the
Congress Request System
and checking the name listed in the 'Room' field. Remember to also use the approved
Congress 2018 map
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Please note that only authorized personnel (identified on the Association Signing Authority Form in the
Congress Request System
) have "signing authority". Only these individuals have the ability to charge expenses to your Congress account either prior to or during the event, such as catering costs, bar services, rental of audio-visual equipment, photocopying and printing, and contractor support. If you need to make adjustments to these names, contact us at
organizers@ideas-idees.ca
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All attendees, including yourself as an organizer, speakers, presenters, panelists and those chairing or attending a session, must pay the Congress and association conference fees. Have you recently checked the status of your conference's registration? Download live registration reports at any time through the
Request System
to keep track. Please note the system is not connected to your association's membership system and thus does not verify membership status.
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Invaluable support at Congress
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Helping ensure Congress runs smoothly this year is an incredible fleet of several hundred contractors and volunteers from the University of Regina and the local Regina community. Contractors and volunteers, wearing Congress-branded t-shirts, will fill a variety of administrative and logistical roles on site. This includes attendee registration, hospitality services, logistics monitoring, way finding, and much more. Many will have radio access to core conference infrastructure to help them communicate across campus quickly.
If you need help, look for these t-shirts!
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Onsite support kit for organizers
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When you arrive at the University of Regina, check with Donna LeLièvre at the 'Solutions' counter of the Congress Registration Desk to pick up your organizer package. This package includes key information for managing your conference onsite and the telephone number of the Congress 2018 helpline serviced by the Information Centre. You’ll also receive your registration credentials. Check out the
Registration Desk operating hours
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Bulletin organisateurs du Congrès N°29
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Cher/chère
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Confirmez vos commandes avant vendredi (demain).
***Vous avez manqué le courriel de la semaine dernière?
Lisez-le ici
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Dates clés à venir
Le 11 mai -
D
ate limite de vérification de vos confirmations de commandes
Le 26 mai
- Ouverture officielle du Congrès
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Confirmez vos commandes avant vendredi
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Avez-vous reçu vos commandes? L'équipe de l’University de Regina vous a envoyé par courriel le résumé de toutes vos commandes pour chacune des salles de conférence que vous avez réservées. Ces rapports décrivent les conditions de traiteur, d'audiovisuel et de mise en place pour chaque salle et chaque jour.
Une personne de votre association devra relire et signer toutes vos commandes au plus tard le vendredi 11 mai à 17 h.
Ce sera votre dernière chance de faire tout changement nécessaire avant le Congrès; désignez donc une personne au sein de votre association pour remplir cette tâche. Dans le cas où vous ne recevriez pas ces rapports, veuillez communiquer avec
Logistics.2018@uregina.ca
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Votre programme de conférence est-il sans erreur?
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Nous conseillons tous les organisateurs et organisatrices de consulter les programmes qui seront distribués à leurs membres afin de vérifier que les lieux des sessions ne comportent pas d'erreurs. Il faut également vous assurer que ces noms sont les mêmes que ceux listés dans le Système de demande, afin que vos membres ne se rendent pas au mauvais endroit. Vous pouvez vérifier cela en téléchargeant le rapport 'Résumé des demandes' depuis le
Système de demande du Congrès
et en comparant avec les noms listés dans le champs 'salles'. N'oubliez pas d'utiliser le
plan officiel du Congrès 2018
!
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Veuillez noter que seuls les membres du personnel autorisés (identifiés sur le Formulaire Pouvoir de signature dans le
Système de demande du Congrès
), ont l'autorité de signer et d'engager des dépenses facturées avant ou pendant le Congrès, telles que les frais de services de traiteur, les frais de bar, les services de location d'équipement audiovisuel, les services de photocopie et d'impression et le soutien d'employés contractuels. Si vous devez modifier votre liste de personnes autorisées, veuillez communiquer avec
organisateurs@ideas-idees.ca
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Est-ce-que tout le monde est inscrit?
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Tous les congressistes, y compris vous-même en tant qu'organisateurs, les conférenciers, présentateurs, panélistes et ceux et celles qui président une séance, doivent payer les frais du Congrès ainsi que les frais de conférence d'association.
Avez-vous vérifié l'état de vos inscriptions récemment? Téléchargez les rapports à tout moment via le
Système de demande
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Veuillez noter que ce dernier n'est pas connecté au système de gestion des adhésions de votre association et ne peut donc pas vérifier le statut de vos membres.
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Un soutien inestimable au Congrès
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C'est une remarquable cohorte constituée de plusieurs centaines de collaborateurs contractuels et de bénévoles recrutés parmi les communautés de l’University de Regina et de Regina qui contribuera à faire en sorte que le Congrès se déroule cette année dans les meilleures conditions. Aussi bien les agents contractuels que les bénévoles (reconnaissables à leurs t-shirts à l'emblème du Congrès) remplissent divers rôles administratifs et logistiques sur le site en assurant, entre autres, l'inscription des congressistes, les services d'accueil, la surveillance de logistique, l'orientation des congressistes et plus encore. Beaucoup auront accès par voie radio à l'infrastructure centrale qui leur permettra de communiquer
rapidement à la grandeur du campus.
Si vous avez
besoin d’aide, repérez ces t-shirts!
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Trousse d’organisateus sur place
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Quand vous arrivez à l'Université de Regina, allez voir Donna LeLièvre au guichet 'Solutions' au Bureau d'inscription du Congrès pour obtenir votre trousse d’organisateurs.
La trousse qui comprendra des informations clés pour la gestion de votre conférence sur place et le numéro du service d’assistance téléphonique du Congrès assuré par le Centre d’information. On vous aussi fournira vos titres d’inscription.
Consultez les horaires d'ouverture
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