Congress organizers update #28
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Dear
,
Countdown to Congress meeting is today.
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Upcoming key dates
May 3
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Countdown to Congress
meeting
May 11
- Deadline to review your event order confirmations
May 26
- Congress officially starts
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Countdown to Congress
meeting today
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Today we will discuss confirming your event orders, monitoring conference registration onsite, what to do when you arrive at Congress, and your onsite support system.
Download the agenda
then
call in
or attend in person today
at 11:30 CST / 13:30 EST
in The Terrace Building (10R) Boardroom C. Don't forget to bring your
Planning Guide
!
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Help us promote Congress 2018!
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Congress represents a unique showcase of scholarly excellence, creativity, and leadership and the whole city of Regina is
excited to be hosting
our attendees for Congress 2018. Share the word with your members on your association websites, email communications and your Twitter feeds (using the #congressh hashtag, of course!) to encourage their attendance at the University of Regina this month. There is still time to
register
!
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When you arrive at the University of Regina, you must visit the 'Solutions' counter at the Congress Registration Desk to receive your registration credentials and your organizers package. This package will include valuable information and contacts to support you during Congress, as well as details about Congress 2019. Registration is open daily from Friday, May 25 to Friday, June 1 in the Congress Hub located in the
Centre for Kinesiology.
Check out the complete hours
.
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Share this information with your presenters
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Presentation equipment in University of Regina meeting rooms is outfitted with PC computers loaded with Windows and Microsoft Office 2013 software. If you have booked use of this equipment via a Basic AV Package, the equipment will be unlocked for your use. We strongly encourage you to use these computers as they are pre-set with connections to the room's internal AV system. If you have presenters who work with other software, you should advise them to ensure their files are compatible with these programs and backed up to a USB stick or cloud storage site. If a presenter is bringing their own laptop, especially if it is a Mac, they will need to bring their own adaptor. Direct your presenters to the
Info for presenters page
to help them prepare.
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Congress map & building naming convention
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Congress labels campus buildings based on official signage, not local nicknames. For example, locals refer to the Dr. John Archer Library as "Archer Library," but all official Congress publications will reference the full building name. Ease confusion for your members by using the official building and room names in your conference programs, emails, and on your websites so that they match those listed in the online calendar of events, the Congress map, and the
Congress Essentials
guide. Official room names are as shown in the
Request System
. You can also download the
Congress 2018 map
for reference, which will be available inside the
Congress Essentials
guide distributed to everyone onsite at Congress.
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Play the Expo Passport game in Expo
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The
Expo Passport game
is back to offer you new chances to win great prizes! Bring the passport, which will be stitched to your
Congress Essentials
guide, to any of the exhibitors on the floor plan to obtain a stamp. After you have collected 20 stamps, submit the passport to the Federation's booth (#25) for the chance to WIN a Congress 2019
package, which includes complimentary Congress registration and two nights’ accommodation in Vancouver OR our grand prize of an iPad Pro.
Encourage your members to play!
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Maintaining Congress visual standards
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As Congress organizers, it is your responsibility to make sure your association follows Congress branding guidelines when communicating about Congress, whether it is on your website or via digital and printed vehicles. Consult your
Planning Guide
to learn about these guidelines and download the
Congress visual tool kit
to access various ready-made visual elements (logos, images, etc.). This kit is available on the
Branding & logos
page of the Organizers Portal. If you require transparent logos, please email
organizers@ideas-idees.ca
. Please also make sure any other information regarding your conference, e.g. fees, dates, etc. are up to date on your association website.
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Bulletin organisateurs du Congrès N°28
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Cher/chère
,
Réunion
En route vers le Congrès
est aujourd'hui.
***Vous avez manqué le courriel de la semaine dernière?
Lisez-le ici
***
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Dates clés à venir
Le 3 mai
-
Réunion
En route vers le Congrès
Le 11 mai -
D
ate limite de vérification de vos confirmations de commandes
Le 26 mai
- Ouverture officielle du Congrès
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Réunion
En route vers le Congrès
aujourd'hui
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Aujourd'hui nous
discuterons
du vérification de vos commandes,
de
faire le suivi des
inscriptions à votre conférence sur place, de ce qu'il faut faire en arrivant au Congrès, et votre système de support sur
place
.
Téléchargez l'ordre du jour
et
appelez nous
, ou rendez-vous directement
aujourd'hui
à 11 h 30 HNC / 13 h 30 HAE
dans la salle Terrace Building (10R). N'oubliez pas d'apporter votre
Guide de planification
.
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Aidez-nous à promouvoir le Congrès 2018!
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Le Congrès représente une vitrine unique de l'excellence, de la créativité et du leadership académiques et toute la ville de Regina est
ravie d'accueillir
nos participants au Congrès 2018. Partagez le mot avec vos membres sur les sites Web de vos associations, vos courriels et vos fils Twitter (en utilisant le #congressh hashtag, bien sûr!) pour encourager leur présence à l'Université de Regina ce mois-ci. Il est encore temps de
vous inscrire
!
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À votre arrivée au Congrès
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Lorsque vous arrivezconférence à l'Université de Regina, vous devez vous rendre au guichet « Solutions » au Bureau d'inscription du Congrès pour obtenir vos titres d’inscription et la trousse d’organisateur. La trousse comprendra des informations précieuses et des contacts pour vous soutenir pendant le Congrès 2019. Le Bureau d'inscription est ouvert tous les jours du vendredi 25 mai au vendredi 1 juin dans le Carrefour du Congrès situé dans le
Centre de kinésiologie
.
Consultez les horaires d'ouverture
.
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Partagez cette information avec vos conférenciers
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Les salles de conférence de l’Universit
é
de Regina sont équipées d'ordinateurs avec Windows et Microsoft Office 2013. Si vous avez réservé cet équipement par l'intermédiaire de la trousse audiovisuelle de base,
l’équipement sera déverrouillé pour votre usage
. Nous vous encourageons fortement à utiliser ces ordinateurs, puisqu'ils sont connectés au système audiovisuel de la salle. Si vous utilisez un autre logiciel, vos fichiers doivent être compatibles avec les logiciels installés sur l'ordinateur et sauvegardés sur une clé USB ou un site de stockage
en nuage
. Si vous utilisez votre propre ordinateur, comme un MAC, prévoyez un adaptateur. Les conférenciers peuvent se préparer en consultant la page
Info pour les conférenciers
.
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Plan du Congrès et convention d'appellation des bâtiments
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Le Congrès nomme les bâtiments sur la base de l'affichage officiel, et non des appellations locales familières. Par exemple, on appelle familièrement la Dr. John Archer Library lala
«
Archer Library
»
, mais les publications officielles du Congrès feront mention du nom complet du bâtiment. Évitez toute confusion auprès de vos membres en utilisant les noms officiels des bâtiments et des salles dans vos programmes de conférence, vos courriels et vos sites Internet, afin qu'ils correspondent à ceux publiés dans le calendrier des événements ouverts, sur le plan du Congrès ou dans le guide
L'Essentiel du Congrès
. Vous retrouverez les noms officiels des salles dans le
Système de demande
. Vous pouvez également télécharger
le plan du Congrès 2018
à titre de référence, sera disponible dans le guide
L’Essentiel du Congrès
distribué sur place, à tous les congressistes.
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Jouez au jeu Passeport Expo
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Le
jeu Passeport Expo
est de retour pour vous offrir des nouvelles chances de gagner de superbes prix!
Apportez le passeport qui sera agraphé à votre guide
L'Essentiel du Congrès
à l'un des exposants indiqués sur le plan au sol à l'intérieur et vous recevrez une estampe. Après avoir réuni 20 estampes, remettez votre passeport au kiosque de la Fédération (n° 25) et courez la chance de GAGNER un ensemble Congrès 2019 qui comprendra une inscription gratuite au Congrès et deux nuits d’hôtel à Vancouver OU notre grand prix : un iPad Pro.
Dites à vos membres de participer!
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Comment préserver l'identité visuelle du Congrès
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En tant qu'organisateur/trice du Congrès, il en va de votre responsabilité de guider votre association lors de l'utilisation des éléments de marque du Congrès, que ce soit sur votre site Internet ou vos supports écrits et électroniques. Consultez votre
Guide de planification
pour en savoir plus sur ces directives et télécharger notre
trousse visuelle du Congrès
pour accéder divers éléments visuels prêts à l'emploi. Cette trousse est disponible sur la page
Image & logos
du Portail organisateurs. Si vous avez besoin de logos transparents, écrivez à
organisateurs@ideas-idees.ca
. Veuillez également vérifier que les informations relatives à votre conférence, e.g. les frais, les dates, etc. sont correctes sur le site Internet de votre association.
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