Congress organizers update #25
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Dear
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The PDF version of your final program is due April 20 via the new Conference program upload form.
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Upcoming key dates
April 20
- Deadline to submit final conference program
May 3
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Countdown to Congress
meeting
May 11 -
Deadline to review your event order confirmations
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Next steps in the event orders process
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Thank you to everyone for submitting your catering, AV and furnishings requests by last weekend’s deadline. Now that all your requests have been submitted, the Congress team at the University of Regina will be reviewing them and contacting you if there are any questions. You can expect to hear from them this month as they work to clarify your needs. In the meantime, you can review your current requests by downloading the 'Summary' or 'Detailed' Excel reports from the
Congress Request System
, or the 'Congress Request Summary' PDF. You can find these reports in the top left section of the Request System
’s dashboard. Please ensure that you are always referencing the most updated information by downloading reports regularly.
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Submit your final program by April 20
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Each scholarly association is responsible for developing its own conference program, which is to be submitted to the Federation for posting on the Congress website so your attendees can view it. The PDF version of your final program is
due April 20
via the
new
Conference program upload form
. We also have a number of
helpful tips
for you to consider when developing your program, such as adding 15 minutes between each session to allow attendees to move between rooms. Find more tips and a sample schedule in your
Planning Guide
!
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Congress map & building naming convention
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Congress labels campus buildings based on official signage, not local nicknames. For example, locals refer to the Dr. John Archer Library as "Archer Library," but all official Congress publications will reference the full building name. Ease confusion for your members by using the official building and room names in your conference programs, emails, and on your websites so that they match those listed in the online calendar of events, the Congress map, and the
Congress Essentials
guide. Official room names are as shown in the
Request System
. You can also download the
Congress 2018 map
for reference, which will be available inside the
Congress Essentials
guide distributed to everyone onsite at Congress.
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Don't send attendees to an empty room!
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During previous Congresses, a number of events open to all registered attendees and the general public changed location, date or time at the last minute without attendees or the Federation being made aware. If your open event moves to a different room or if the date or time changes, please email
organizers@ideas-idees.ca
as soon as possible and we will reflect the change on the Congress website in real time.
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Monitor your registration lists
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Have you recently checked the status of your conference's registration? Are your speakers, presenters, panelists and those chairing a session registering? You are responsible for ensuring they do - download live registration reports at any time through the
Request System to keep track. Please note the system is not connected to your association's membership system and thus does not verify membership status.
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Maintaining Congress visual standards
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As Congress organizers, it is your responsibility to make sure your association follows Congress branding guidelines when communicating about Congress, whether it is on your website or via digital and printed vehicles. Consult your
Planning Guide
to learn about these guidelines and download the
Congress visual tool kit
to access various ready-made visual elements (logos, images, etc.). This kit is available on the
Branding & logos
page of the Organizers Portal. If you require transparent logos, please email
organizers@ideas-idees.ca
. Please also make sure any other information regarding your conference, e.g. fees, dates, etc. are up to date on your association website.
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Bulletin organisateurs du Congrès N°25
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Cher/chère
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Vous devez nous faire parvenir la version PDF de votre programme définitif avant le 20 avril via le nouveau Formulaire de téléchargement du programme de la conférence.
***Vous avez manqué le courriel de la semaine dernière?
Lisez-le ici
***
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Dates clés à venir
Le 20 avril
- Soumettre le programme définitif de votre conférence
Le 3 mai -
Réunion
En route vers le Congrès
aujourd'hui
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Prochaines étapes dans le processus de vos commandes
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Merci à tous d'avoir soumis vos demandes de services de traiteur, d’audiovisuelle et de mobilier avant la date limite de la fin de semaine dernière.
Maintenant que toutes vos commandes ont été soumises, l'équipe du Congrès à l'Université de Regina examinera chaque demande et vous contactera s'il y a des clarifications à faire. Attendez-vous à avoir des nouvelles de ce processus avant la fin avril lors duquel ils travailleront à déterminer vos besoins.
En attendant, vous pouvez consulter vos commandes actuelles en téléchargeant les rapports en Excel « sommaires » ou « détaillés »
dans le
Système de demande
ou le rapport PDF
«
Résumé des demandes du Congrès »
. Vous pouvez retrouver ces rapports dans la section en haut à gauche du tableau de bord du système de demande
. Assurez-vous de toujours référencer les informations les plus récentes en téléchargeant régulièrement des rapports.
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Soumettez votre programme définitif avant 20 avril
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Chaque association savante est responsable du développement de son propre programme de conférence, et celui-ci doit être soumis à la Fédération pour publication sur le site du congrès pour permettre à vos participants de le consulter. Vous devez nous faire parvenir la version PDF de votre programme définitif
avant le 20 avril
via le nouveau
Formulaire de téléchargement du programme de la conférence
. Nous vous suggérons également quelques
conseils utiles
pour définir votre programme, comme d’inclure 15 minutes entre chaque séance pour permettre aux participants de changer de salle. Vous trouverez plus de conseils utiles ainsi qu’un exemple de programme dans votre
Guide de planification
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Plan du Congrès
et convention d'appellation des bâtiments
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Le Congrès nomme les bâtiments sur la base de l'affichage officiel, et non des appellations locales familières. Par exemple, on appelle familièrement la Dr. John Archer Library la «
Archer Library »
, mais les publications officielles du Congrès feront mention du nom complet du bâtiment. Évitez toute confusion auprès de vos membres en utilisant les noms officiels des bâtiments et des salles dans vos programmes de conférence, vos courriels et vos sites Internet, afin qu'ils correspondent à ceux publiés dans le calendrier des événements ouverts, sur le plan du Congrès ou dans le guide
L'Essentiel du Congrès
. Vous retrouverez les noms officiels des salles dans le
Système de demande
. Vous pouvez également télécharger
le plan du Congrès 2018
à titre de référence, sera disponible dans le guide
L’Essentiel du Congrès
distribué sur place, à tous les congressistes.
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N'envoyez-pas vos congressistes dans une salle vide!
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Lors des Congrès passés, le lieu, la date ou l'horaire de plusieurs événements ouverts à tous les congressistes inscrits et le grand public ont changé à la dernière minute sans que les participants ou la Fédération n'en soient informés. Si votre événement ouvert est modifié, veuillez envoyer un courriel à
organisateurs@ideas-idees.ca
le plus rapidement possible afin que nous puissions indiquer le changement sur le site Web du Congrès en temps réel.
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Vérifiez les inscriptions de vos membres
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Avez-vous vérifié l'état de vos inscriptions récemment? Vos conférenciers, présentateurs, panélistes et présidents de séance se sont-ils inscrits? Vous devez vous assurer qu'ils le fassent : pour cela, téléchargez les rapports à tout moment via le
Système de demande
. Veuillez noter que ce dernier n'est pas connecté au système de gestion des adhésions de votre association et ne peut donc pas vérifier le statut de vos membres.
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Comment préserver l'identité visuelle du Congrès
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En tant qu'organisateur/trice du Congrès, il en va de votre responsabilité de guider votre association lors de l'utilisation des éléments de marque du Congrès, que ce soit sur votre site Internet ou vos supports écrits et électroniques. Consultez votre
Guide de planification
pour en savoir plus sur ces directives et télécharger notre
trousse visuelle du Congrès
pour accéder divers éléments visuels prêts à l'emploi. Cette trousse est disponible sur la page
Image & logos
du Portail organisateurs. Si vous avez besoin de logos transparents, écrivez à
organisateurs@ideas-idees.ca
. Veuillez également vérifier que les informations relatives à votre conférence, e.g. les frais, les dates, etc. sont correctes sur le site Internet de votre association.
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