Congress organizers update #26
|
|
Dear
,
Be prepared, your event confirmations are coming soon and final programs are due tomorrow.
|
|
Upcoming key dates
April 20
- Deadline to submit final conference program
April 27
-
Child care booking deadline
April 27
- Deadline for hotel discounted rates
May 3
-
Countdown to Congress
meeting
May 11
- Deadline to review your event order confirmations
|
|
Final program is due tomorrow
|
|
Each scholarly association is responsible for developing its own conference program, which is to be submitted to the Federation for posting on the Congress website so your attendees can view it. The PDF version of your final program is due tomorrow,
April 20,
via the
new
Conference program upload form
.
|
|
All open events are posted to the website
|
|
If you submitted one or several Open Event Listing Forms, your events are now available in the online calendar of open events for your members and the general public to browse.
Check them out!
Any questions, please email
organizers@ideas-idees.ca
.
|
|
Indigenous welcome at Congress
|
|
Did you know that an official Indigenous welcome is performed each year at Congress? During the Opening Reception on May 25, we will be making a formal territorial land acknowledgement and welcoming a local Elder to offer a blessing on Congress 2018. This blessing will encompass all Congress activities, including your individual conferences. Representatives from each participating association are personally invited to this reception. For additional information regarding Indigenous knowledge engagement, including smudging protocol, review the Indigenous protocol and guidelines document on the
Reference document page.
|
|
Child care deadline approaching
|
|
Do any of your members require child care services at Congress? Remind them to
register their children
before April 27, 2018
. The University of Regina will offer child care services to registered Congress attendees for children 18 months to 12 years old from 7:45 to 17:15 each day of Congress. Drop-in service is not available, so registration is required. Check out the Congress
website
for more details.
|
|
Prepare: your order confirmations are coming
|
|
The Regina logistics team is currently preparing a package for each association that will include the event orders for every single one of your meeting rooms. These packages will outline the catering, audiovisual, and setup requirements for each room on each day. The packages will be sent out by email on May 1, and you will have until May 11 to review. Someone from your association is required to review, approve and sign off on each of your orders by the May 11 deadline.
This will be your last chance to adjust your orders before Congress, so please designate someone within your association to complete this task.
In the meantime, you can review your current requests by downloading the 'Summary' or 'Detailed' Excel reports from the
Congress Request System
, or the 'Congress Request Summary' PDF.
|
|
Highlight events for your programs and participation!
|
|
Bulletin organisateurs du Congrès N°26
|
|
Cher/chère
,
Soyez prêts, vos confirmations de commandes arrivent bientôt
et vous devez nous faire parvenir votre programme définitif demain.
***Vous avez manqué le courriel de la semaine dernière?
Lisez-le ici
***
|
|
Dates clés à venir
Le 20 avril
- Soumettre le programme définitif de votre conférence
Le 27 avril
- Date limite de réservation des services de garde
Le 27 avril
- Date limite pour les tarifs
réduits
d'hôtels
Le 3 mai
-
Réunion
En route vers le Congrès
Le 11 mai -
D
ate limite de vérification de vos confirmations de commandes
|
|
Soumettez votre programme définitif demain
|
|
Chaque association savante est responsable du développement de son propre programme de conférence, et celui-ci doit être soumis à la Fédération pour publication sur le site du congrès pour permettre à vos participants de le consulter. Vous devez nous faire parvenir la version PDF de votre programme définitif
avant demain, le 20 avril,
via le nouveau
Formulaire de téléchargement du programme de la conférence.
|
|
Tous les événements ouverts sont en ligne
|
|
Si vous avez soumis un ou plusieurs Formulaires Événement ouvert, vos événements sont maintenant publiés dans le calendrier des événements en ligne pour consultation par vos membres et le grand public.
Allez les voir!
Si vous avez des questions, écrivez à
organisateurs@ideas-idees.ca
.
|
|
Message de bienvenue autochtone
|
|
Saviez-vous que chaque année un message de bienvenue autochtone est prononcé au Congrès? Pendant la réception d'ouverture du 25 mai, nous formulerons un message formel de reconnaissance du territoire et accueillerons un aîné local pour effectuer une bénédiction du Congrès 2018. Cette bénédiction englobera toutes les activités du Congrès, y compris vos conférences. Les représentants de chaque association participante sont personnellements invités à cette réception. Pour plus d'informations concernant ces messages de reconnaissance,
y compris le protocole de purification,
consultez le guide protocolaire culturel disponible au téléchargement depuis la
page Documents de références
.
|
|
La date limite pour les services de garde approche
|
|
Y-a-t-il parmi vos membres des personnes qui ont besoin de faire appel à des services de garde d’enfant ? Rappelez-leur d
'inscrire leurs enfants
avant le 27 avril 2018
. L'Université de Regina propose aux congressistes inscrits des services de garde pour les enfants de 18 mois à 12 ans chaque jour de 7 h 45 à 17 h 15 pendant la durée du Congrès. Aucune admission à l'improviste n'étant acceptée, il est essentiel de s'inscrire à l’avance. Consultez
le site internet
du Congrès pour plus de détails.
|
|
Soyez prêts : vos confirmations de commandes arrivent
|
|
L'Université de Regina prépare actuellement des rapports pour chaque association contenant les commandes pour chacune de vos salles de réunion. Ces rapports souligneront vos requêtes de traiteur, d'audiovisuel et de mise en place pour chaque salle et pour chaque jour. Ces rapports seront envoyés par courriel le 1er mai et vous aurez jusqu'au 11 mai pour les vérifier. Un membre du personnel de votre association devra relire et autoriser chaque commande avant la date du 11 mai.
Ce sera votre dernière chance de faire tout changement nécessaire avant le Congrès; désignez donc une personne au sein de votre association pour remplir cette tâche.
En attendant, vous pouvez consulter vos commandes actuelles en téléchargeant les rapports sommaires et détaillés Excel dans le
Système de demande
ou le rapport PDF 'Résumé des demandes du Congrès'.
|
|
Mettre en évidence les événements pour vos programmes et pour la participation!
|
|
|
|
|
|
|
