Congress organizers update #27
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Dear
,
Be prepared, your event confirmations are coming soon.
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Upcoming key dates
April 27
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Child care booking deadline
April 27
- Deadline for hotel discounted rates
May 3
-
Countdown to Congress
meeting
May 11
- Deadline to review your event order confirmations
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Countdown to Congress
meeting next Thursday
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Next week we will discuss confirming your event orders, monitoring conference registration onsite, what to do when you arrive at Congress, and your onsite support system.
Download the agenda
then
call in
or attend in person
May 3, at 11:30 CST / 13:30 EST
in The Terrace Building (10R) Boardroom C. Don't forget to bring your
Planning Guide
!
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Prepare: your order confirmations are coming
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The Regina logistics team is currently preparing a package for each association that will include the event orders for every single one of your meeting rooms. These packages will outline the catering, audiovisual, and setup requirements for each room on each day. The packages will be sent out by email on May 1, and you will have until May 11 to review.
Someone from your association is required to review, approve and sign off on each of your orders by the May 11 deadline.
This will be your last chance to adjust your orders before Congress, so please designate someone within your association to complete this task. In the meantime, you can review your current requests by downloading the 'Summary' or 'Detailed' Excel reports from the
Congress Request System
, or the 'Congress Request Summary' PDF.
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All open events are posted to the website
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If you submitted one or several Open Event Listing Forms, your events are now available in the online calendar of open events for your members and the general public to browse.
Check them out!
Links to your association’s open events are also included on your
association page
. Any questions, please email
organizers@ideas-idees.ca
.
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Don't send attendees to an empty room!
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During previous Congresses, a number of events open to all registered attendees and the general public changed location, date or time at the last minute without attendees or the Federation being made aware. If your open event moves to a different room or if the date or time changes, please email
organizers@ideas-idees.ca
as soon as possible and we will reflect the change on the Congress website in real time.
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Printing services for Congress
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Do you need to print a conference program or session handout in preparation for Congress? The university has set up an account for each association with University of Regina Printing Services. Individuals that have been granted signing authority for Congress can charge jobs to your association's Congress account. Simply visit their office in Administration Humanities – AH 118, call 306-585-4488, or email
printing.2018@uregina.ca
,
and quote your Congress account.
Your account number is similar to your association number, and can be found on the Congress Request System dashboard when you sign in
. Please note the shop will also be open to attendees during Congress.
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Have promo material to share with attendees?
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Do you have any promotional brochures, leaflets or flyers you wish to hand out to all Congress attendees on site? There is opportunity to purchase advertising space on the Publications Table in Congress Expo for $500. For more information, please contact
Ashley Craven
.
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Bulletin organisateurs du Congrès N°27
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Cher/chère
,
Soyez prêts, vos confirmations de commandes arrivent bientôt.
***Vous avez manqué le courriel de la semaine dernière?
Lisez-le ici
***
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Dates clés à venir
Le 27 avril
- Date limite de réservation des services de garde
Le 27 avril
- Date limite pour les tarifs
réduits
d'hôtels
Le 3 mai
-
Réunion
En route vers le Congrès
Le 11 mai -
D
ate limite de vérification de vos confirmations de commandes
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Réunion
En route vers le Congrès
jeudi prochain
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La semaine prochaine
,
nous
discuterons de la confirmation de vos commandes d'événements, du suivi de l'inscription de
votre conférence sur place, de ce qu'il faut faire en arrivant au Congrès, et votre système de support sur
place
.
Téléchargez l'ordre du jour
et
appelez nous
, ou rendez-vous directement
le jeudi 3 mai prochain à 11 h 30 HNC / 13 h 30 HAE
dans la salle Terrace Building (10R). N'oubliez pas d'apporter votre
Guide de planification
.
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Soyez prêts : vos confirmations de commandes arrivent
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L'Université de Regina prépare actuellement des rapports pour chaque association contenant les commandes pour chacune de vos salles de réunion. Ces rapports souligneront vos requêtes de traiteur, d'audiovisuel et de mise en place pour chaque salle et pour chaque jour. Ces rapports seront envoyés par courriel le 1er mai et vous aurez jusqu'au 11 mai pour les vérifier.
Un membre du personnel de votre association devra relire et autoriser chaque commande avant la date du 11 mai.
Ce sera votre dernière chance de faire tout changement nécessaire avant le Congrès; désignez donc une personne au sein de votre association pour remplir cette tâche. En attendant, vous pouvez consulter vos commandes actuelles en téléchargeant les rapports sommaires et détaillés Excel dans le
Système de demande
ou le rapport PDF 'Résumé des demandes du Congrès'.
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Tous les événements ouverts sont en ligne
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Si vous avez soumis un ou plusieurs Formulaires Événement ouvert, vos événements sont maintenant publiés dans le calendrier des événements en ligne pour consultation par vos membres et le grand public.
Allez les voir!
Les liens vers les événements ouverts de votre association sont également inclus sur votre
page d'association
.
Si vous avez des questions, écrivez à
organisateurs@ideas-idees.ca
.
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N'envoyez-pas vos congressistes dans une salle vide!
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Lors des Congrès passés, le lieu, la date ou l'horaire de plusieurs événements ouverts à tous les congressistes inscrits et le grand public ont changé à la dernière minute sans que les participants ou la Fédération n'en soient informés. Si votre événement ouvert est modifié, veuillez envoyer un courriel à
organisateurs@ideas-idees.ca
le plus rapidement possible afin que nous puissions indiquer le changement sur le site Web du Congrès en temps réel.
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Services d'impression au Congrès
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Avez-vous besoin d'imprimer un programme de conférence ou la présentation d'une session en préparation du Congrès? L'université a mis en place un compte pour chaque association auprès de University of Regina Printing Services. Les personnes ayant l'autorité de signer peuvent imputer des frais d'impression au compte du Congrès de votre association. Visitez leur bureau au Administration Humanities – AH 118, appelez le
306-585-4488, ou
envoyer un courriel
à
printing.2018@uregina.ca
et mentionnez votre compte du Congrès.
Votre numéro de compte est similaire à celui de votre numéro d'association et se trouve sur le tableau de bord du Système de demande du Congrès
. Veuillez noter que le bureau sera également ouvert à tous les congressistes pendant le Congrès.
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Vous avez du matériel promo à partager?
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Vous aimeriez remettre des prospectus ou des dépliants promotionnels aux participants du Congrès? Vous avez la possibilité d'acheter de l'espace publicitaire sur la table des publications de l'Expo du Congrès pour la somme de 500 $. Pour connaître les détails, veuillez communiquer avec
Ashley Craven
.
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