Congress organizers update #24
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Dear
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You have until Sunday, April 8, at midnight CST to place your catering, audiovisual and furnishing orders.
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Upcoming key dates
April 5 -
Countdown to Congress
call today
April 8 -
Deadline to request audio-visual, furnishings and catering
April 20
- Deadline to submit final conference program
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Countdown to Congress
meeting today
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Today we will discuss tips for printing using your Congress Account, the calendar of open events on the Congress website, the closing of accommodations special rates, and transportation during Congress.
Download the agenda
then
call in
or attend in person
today at 10:00 CST / 12:00 EST
in The Terrace Building (10R) Boardroom C. Don't forget to bring your
Planning Guide
!
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Four days left to order catering, AV and furnishings
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Have you ordered your lunches or refreshment breaks? What about the poster boards or extra tables you need in your meeting rooms? You have four days left to place your catering, audiovisual and furnishing orders via the
Request System
.
Don't miss the new April 8 deadline at midnight CST!
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Printing services for Congress
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Do you need to print a conference program or session handout in preparation for Congress? The university has set up an account for each association with University of Regina Printing Services. Individuals that have been granted signing authority for Congress can charge jobs to your association's Congress account. Simply visit their office in Administration Humanities – AH 118, call 306-585-4488, or email
printing.2018@uregina.ca, and quote your Congress account.
Your account number is similar to your association number, and can be found on the Congress Request System dashboard when you sign in. Please note the shop will also be open to attendees during Congress.
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...that the special hotel and residence rates and room blocks expire? Congress provides a variety of
discounted housing options
but they don't last forever.
Hotel cut-off dates are coming up on April 27.
Tell your members to reserve now using the booking codes provided. Don’t get stuck with higher room prices!
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Do you expect any out-of-country attendees?
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If you are expecting international attendees, you should register your own association conference with Citizenship and Immigration Canada (CIC) to receive a group code for visa applications. You can complete CIC’s Notice of an International Event or Meeting form online on
CIC's website
. Once you've registered, CIC's Special Events Unit will provide you with valuable information and support, free of charge.
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Media outlets have grown increasingly interested in the research being presented at Congress. The Federation plays a key role in making this happen, by running a media outreach program open to registered attendees.
Media attention gives your presenters and your association valuable promotion outside the academic community and increased visibility with the broader public. You can help your conference presenters in this area by sharing the
opt-in form and encouraging your members to participate in the media outreach program, so that the Federation can help pitch their research. We also encourage you to share with your presenters information on preparing for their presentations at Congress available on the
Info for Presenters page.
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Bulletin organisateurs du Congrès N°24
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Cher/chère
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Vous avez jusqu'à dimanche le 8 avril à minuit HNC pour passer vos commandes pour traiteur, audiovisuel et mobilier.
***Vous avez manqué le courriel de la semaine dernière?
Lisez-le ici
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Dates clés à venir
Le 5 avril -
Réunion
En route vers le Congrès
aujourd'hui
Le 8 avril -
Réserver l’équipement audiovisuel, le mobilier et passer commande au service de traiteur
Le 20 avril
- Soumettre le programme définitif de votre conférence
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Réunion
En route vers le Congrès
aujourd'hui
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Aujourd'hui, nous aborderons les aspects concernant le services d’impression et votre compte du Congrès, le calendrier des événements sur le site web du Congrès,
l'expiration des tarifs d'hébergement préférentiels, et les moyens de transport durant le Congrès.
Téléchargez l'ordre du jour
et
appelez nous
, ou rendez-vous directement
aujourd'hui à 10 h 00 HNC / 12 h 00 HAE
dans la salle Terrace Building (10R). N'oubliez pas d'apporter votre
Guide de planification
!
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Il ne vous reste plus que quatre jours pour passer les commandes
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Avez-vous commandé vos déjeuners ou les rafraîchissements servis durant les pauses? Qu'en est-il des tableaux d'affichage ou des tables supplémentaires nécessaires dans vos salles de réunion? Il ne vous reste plus que quatre jours pour passer vos commandes de traiteur, d'audiovisuel et mobilier par l'entremise du
Système de demande
.
Ne manquez pas la nouvelle date d'échéance du 8 avril
à minuit
HNC!
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Services d'impression au Congrès
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Avez-vous besoin d'imprimer un programme de conférence ou la présentation d'une session en préparation du Congrès? L'université a mis en place un compte pour chaque association auprès de University of Regina Printing Services. Les personnes ayant l'autorité de signer peuvent imputer des frais d'impression au compte du Congrès de votre association. Visitez leur bureau au Administration Humanities – AH 118, appelez le
306-585-4488, ou
envoyer un courriel
à
printing.2018@uregina.ca
et mentionnez votre compte du Congrès.
Votre numéro de compte est similaire à celui de votre numéro d'association et se trouve sur le tableau de bord du Système de demande du Congrès
. Veuillez noter que le bureau sera également ouvert à tous les congressistes pendant le Congrès.
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...que les
tarifs spéciaux sur les hôtels et résidences
expirent? Le Congrès propose tout une gamme d'hébergements à tarif réduit mais ces tarifs ne dureront pas éternellement!
Les tarifs du Congrès expirent en 27 avril.
Informer vos membres à réserver vite grâce aux codes indiqués. Ne restez pas coincé avec des tarifs plus élevés!
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Prévoyez-vous des invités internationaux?
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Si vous vous attendez à recevoir plusieurs invités internationaux, vous devriez inscrire la conférence de votre association auprès de l'Unité des événements spéciaux de Citoyenneté et Immigration Canada afin de recevoir un code de groupe pour les demandes de visa. Vous pouvez remplir le formulaire Avis d’activité ou de rencontre internationale sur
le site de CIC
. Une fois enregistré, l'Unité des événements spéciaux vous fournira, gratuitement, des informations et du soutien.
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Programme de sensibilisation médiatique du Congrès
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Les médias s'intéressent de plus en plus aux travaux de recherche présentés au congrès. La Fédération joue un rôle clé dans la réalisation de cet objectif en organisant un programme de sensibilisation aux médias ouvert aux congressistes inscrits.
L'attention des médias est l’occasion pour vos présentateurs et votre association de bénéficier d’une promotion non-négligeable en dehors de la communauté universitaire, et confère une visibilité accrue auprès du grand public. Vous pouvez aider vos conférenciers dans ce domaine en partageant le
formulaire de demande
et en encourageant vos membres à participer au programme de sensibilisation des médias, afin que la Fédération puisse les aider à promouvoir leurs recherches. Nous vous encourageons également à partager avec vos conférenciers l’information sur la préparation de leurs présentations au Congrès disponibles sur la page
Info pour les conférenciers.
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