Congress organizers update #16
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Dear
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Do you know of local students that would be interested in
volunteering or
working at Congress 2018? Lots of opportunities are available! Check out the information below and share it with those you know.
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Upcoming key dates
February 8 -
Countdown to Congress
meeting
February 16 -
Deadline to submit Association greeting table form
February 23 -
Deadline to submit Complimentary pass form
February 28 -
Deadline to apply for Graduate Student Travel Awards
March 2
- Submit Open Events Listing Form
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Countdown to Congress meeting next Thursday
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Next week we will discuss registering speakers and monitoring your association's registration list, open event listings, complimentary registration passes, checking your allocated rooms and more.
Download the agenda and
call in
or attend in person next Thursday, February 8, at 11:30 CST / 12:30 EST in The Terrace Building (10R) Boardroom C. Don't forget to bring your
Planning Guide!
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Did you receive or apply for funding from the Federation?
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All applicants for the Federation's International Keynote Speaker Support Fund have now been informed by email if their application was successful.
If you were awarded funding, you must fill out an
Open Event Listing Form
with the details of your event
by March 2.
If you applied for funding from the Aid for Interdisciplinary Sessions Fund and are awaiting a decision (coming on February 12) , please also be prepared to submit a form for your event. This step is mandatory, as all funded events must be made open to the public.
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Reserve your association greeting table
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Would you like a space to welcome your members, help them find their way, distribute your programs, or more? You can request a greeting table to be placed near your allocated meeting space. Your first table is complimentary, with a charge of $15 per additional table. Forms must be submitted, regardless of whether or not you wish to reserve a table, via the
Request System by
February 16.
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For your association program
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We strongly encourage you to add the following to your association program.
The Congress 2018 President's Receptions, hosted by the University of Regina, will take place in the Centre for Kinesiology - CK 122 (Gym 1), from 17:00 to 19:00 on the following dates: May 27, 28, 30 & 31.
Find the date assigned to your association
and promote it in your conference program! In addition, check out the lineup for
Big Thinking
lectures
and
University of Regina
programming which can also be added into your program!
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Volunteer opportunities at Congress
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The University of Regina is recruiting over 500 volunteers to support the delivery of Congress 2018. Do you know any students who might be interested? If so, please encourage them to
register online. Volunteers will benefit from making new friends, learning new skills, and will even be part of a legacy – the planting of a Volunteer Tree in recognition of all Congress 2018 volunteers.
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Student job opportunities at Congress
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The Federation for the Humanities and Social Sciences is recruiting nearly 120 paid short-term contract workers for Congress 2018. A range of positions are available: from logistics assistants and registration clerks to bloggers and tweeters. When not on duty, they can attend sessions open to Congress attendees, and network with influential professors and researchers. Please share this information and encourage interested students to
apply online
before
March 9
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Do you expect any out-of-country attendees?
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If you are expecting international attendees, you should register your own association conference with Citizenship and Immigration Canada (CIC) to receive a group code for visa applications. You can complete CIC’s Notice of an International Event or Meeting form online on
CIC's website. Once you've registered, CIC's Special Events Unit will provide you with valuable information and support, free of charge.
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Bulletin organisateurs du Congrès N°16
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Cher/chère
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Connaissez-vous que les étudiants locaux qui seraient intéréssés par des opprtunités de bénévolat ou d'emploi au Congrès 2018. Plusieurs postes sont disponibles! Consultez l'information ci-dessous et diffusez la dans vos réseaux.
***Vous avez manqué le courriel de la semaine dernière?
Lisez-le ici
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Dates clés à venir
Le 8 février
- Réunion
En route pour le Congrès
Le 16 février
- Délai pour soumettre le formulaire Table d'accueil d'association
Le 23 février
- Délai pour soumettre le Formulaire Laissez-passer gratuit
Le 28 février
- Délai pour candidater aux Bourses de voyage pour étudiants diplômés
Le 2 mars
- Délai pour soumettre le Formulaire événement ouvert
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Réunion
En route vers le congrès
jeudi prochain
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Jeudi prochain, nous parlerons de l'inscription des conférenciers et faire le suivi de vos listes d'inscription, des événements ouverts, des laissez-passer gratuits, de comment vérifier les salles qui vous sont allouées et plus encore.
Téléchargez l'ordre du jour et
assistez en personne ou
participez par téléconférence
jeudi prochain, 8 février à 11:30 HNC / 12:30 HAE au Terrace Building (10R) Boardroom. N'oubliez pas d'amener votre
Guide de planification!
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Avez-vous reçu du financement de la fédération?
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Tous les candidats pour le Fonds de soutien aux conférenciers de marque ont été informés de l'issue de leur candidature.
Si vous avez été sélectionnés pour recevoir des fonds, vous devez soumettre un
Formulaire événement ouvert
avec les détails de votre événement au plus tard le 2 mars. Si vous avez candidaté pour le Fonds de soutiens aux sessions interdisciplinaires, les décisions seront communiquées
le 12 février, préparez-vous donc à soumettre un formulaire pour votre événement. Cette étape est obligatoire, tous les événements financés devant être ouverts au public.
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Réservez votre table d'accueil d'association
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Aimeriez-vous avoir un espace pour accueillir vos membres, les orienter, distribuer vos programmes, etc.? Réservez une table d'accueil qui sera placée près de votre salle de conférence. Votre première table est gratuite, et les suivantes coûtent 15 $ chacune. Veuillez soumettre le formulaire via
le Système de demande avant le
16 février quelle que soit votre décision.
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Pour votre programme d'association
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Nous vous encourageons vivement à inclure les événements suivants dans votre programme. Les réceptions de la rectrice du Congrès 2018 se tiendront au Centre of Kinesiology - CK 122 (Gym1), de 17:00 à 19:00 aux jours suivants : les 27, 28, 30 et 31 mai.
Repérez la date attribuée à votre association et incluez-la dans le programme de votre conférence! Consultez également les programmes des
causeries Voir grand et de
l'Université de Regina qui peuvent aussi y être ajoutés!
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Opportunités de bénévolat au Congrès
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L'Université de Regina recrute plus de 500 bénévoles pour soutenir l'organisation du Congrès 2018. Connaissez-vous des étudiants qui seraient intéressés? Si oui, dites-leur de
postuler en ligne. Être bénévole au Congrès offre la possibilité de se faire de nouveaux amis, d'acquérir de nouvelles compétences et feront partie du patrimoine du Congrès en plantant un Arbre des bénévoles pour reconnaitre le travail des bénévoles de l'édition 2018.
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Opportunités d'emploi au Congrès
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La Fédération des sciences humaines est à la recherche de près de 120 étudiants pour des emplois à court terme pendant le Congrès 2018. Plusieurs postes sont disponibles: d'assistant logistique à commis à l'inscription à blogueurs. Pendant leur temps libre, les employés peuvent assister aux événements ouverts et réseauter avec des professeurs et chercheurs de renom. Veuillez partager cette information et encourager les étudiants intéressés à
envoyer leur candidature en ligne avant le
9 mars.
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Prévoyez-vous des invités internationaux?
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Si vous vous attendez à recevoir plusieurs invités internationaux, vous devriez inscrire la conférence de votre association auprès de l'Unité des événements spéciaux de Citoyenneté et Immigration Canada afin de recevoir un code de groupe pour les demandes de visa. Vous pouvez remplir le formulaire Avis d’activité ou de rencontre internationale sur
le site de CIC. Une fois enregistré, l'Unité des événements spéciaux vous fournira, gratuitement, des informations et du soutien.
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