You are receiving this email because you are a Congress 2018 organizer | Vous recevez ce courriel en qualité d'organisateur/trice du Congrès 2018 Le français suit

January 25, 2018

Congress organizers update #15

Dear ,  Have you started to develop your preliminary conference program? We’ve got some great tips for you to consider below!  To find out more about each deadline and each action item, refer to the Planning Guide or check out the Organizers Portal at www.congress2018.ca/organizers.  ***Missed last week's email? Check it out here ***

Upcoming key dates Tomorrow - Apply for the Aid for Interdisciplinary Sessions Fund  February 8 - Countdown to Congress meeting February 16 - Deadline to submit Association greeting table form February 23 - Deadline to submit Complimentary pass form February 28 - Deadline to apply for Graduate Student Travel Awards

Interdisciplinary Sessions Fund Planning Guide: section 2.3.2

Tomorrow is the last day to apply for financial support through the Aid for Interdisciplinary Sessions Fund. Each year, associations can apply to receive funding from the Federation to defray the costs of staging joint, interdisciplinary sessions. These sessions must be open to the public and all registered attendees and must be fully integrated into the conference programs of all associations involved. Review the eligibility and assessment criteria in your Planning Guide and apply via the  Request System

Association greeting tables Planning Guide: section 3.4

Greeting tables will create a better experience for your members on site, as they act as a welcome station for your attendees and significantly decrease the potential for them to get lost when looking for your conference. Advise us whether you will reserve a table by submitting the form via the Request System no later than February 16. Your first table is complimentary, though associations are responsible for ensuring the table is staffed during your conference hours.

Complimentary passes Planning Guide: section 2.4.5

Did you know your association is eligible to receive complimentary passes which your association can give to special guests so that they do not have to pay the Congress registration fee or your association’s conference fee? Check the number of passes granted to your association (based on past Congress attendance). To redeem and use your passes, submit the form via the Request System by February 23 . Please inform these guests they should not register for Congress; as the Federation will process these registrations separately.

Congress visual tool kit Planning Guide: section 5.2

A Congress visual tool kit is available on the Organizers Portal comprising a series of ready-made visual elements and logos to help you promote Congress 2018 and your conference on your website, in your emails to members, on your conference program, etc. Download this visual tool kit from the  Branding & logos page  of the Organizers Portal. If you require transparent logos, please email  organizers@ideas-idees.ca . Please also make sure any other information regarding your conference, e.g. fees, dates, etc. are up to date on your association website.

Tips for creating your conference program Planning Guide: section 4.2

Survey feedback indicates that attendees would like to present at and attend sessions from multiple association conferences while at Congress. To make this possible, association organizers are encouraged to use the same or similar time slots as other associations when planning their conference programs. Using similar time slots will not only make it easier for your members to take full advantage of the networking opportunities available, and to navigate Congress as a whole, but it will also allow you to easily co-host joint sessions with other associations. Check  page 30 of your  Planning Guide  for more tips and sample time slots.

Blog submissions

Increase visibility for your association and conference program by contributing to the Congress blog series! Email Kayla MacIntosh for a list of topics and information on the submission process.

Open event listing form Planning Guide: section 4.2.3

If you wish to open sessions or events to all registered attendees or the general public at Congress, fill out an Open Event Listing Form for each event by March 2 and we will promote them for you! They will be published in the Congress Essentials guide handed out to all registered attendees on site (if received by the deadline) as well as in the online calendar of open events. Please note that additional fees or separate registration or sign-up process cannot be used for these events.

Visit the Organizers Portal

Le 25 janvier 2018

Bulletin organisateurs du Congrès N°15

Cher/chère ,  Avez-vous commencé à élaborer votre programme de conférence? Nous avons de très bons conseils pour vous ci-dessous. Pour en savoir plus sur chaque échéance et chaque mesure à prendre, référez-vous au Guide de planification ou visitez le Portail des organisateurs au www.congres2018.ca/organisateurs .  ***Vous avez manqué le courriel de la semaine dernière? Lisez-le ici ***

Dates clés à venir Demain - Candidatez au Fonds de soutien pour les sessions interdisciplinaires Le 8 février - Réunion En route pour le Congrès Le 16 février - Délai pour soumettre le formulaire Table d'accueil d'association Le 23 février - Délai pour soumettre le Formulaire Laissez-passer gratuit Le 28 février - Délai pour candidater aux Bourses de voyage pour étudiants diplômés

Fonds de soutien pour les sessions interdisciplinaires Guide de planification : section 2.3.2

Demain est le dernier jour pour présenter une demande de subvention au Fonds de soutien pour les sessions interdisciplinaires. Chaque année, les associations membres ont la faculté de présenter une demande de subvention par la Fédération visant à supporter les frais afférents à l’organisation de séances communes ayant un caractère interdisciplinaire. Les séances interdisciplinaires financées en vertu du fonds doivent être ouvertes au public et à tous les congressistes inscrits et s’intégrer pleinement à la programmation de la conférence de toutes les associations participantes. Étudiez les conditions d'admissibilité et d'évaluation dans votre  Guide de planification et présentez votre candidature  via le Système de demande.

Tables d'accueil d'association Guide de planification: section 3.4

Les tables d'accueil d'association créent une meilleure expérience pour vos membres, en agissant à titre de postes d'orientation pour vos congressistes et en leur évitant ainsi de se perdre en cherchant votre conférence. Laissez-nous savoir si vous souhaitez réserver une table en soumettant le formulaire adéquat via le Système de demande au plus tard le 16 février.  Une table est mise à la disposition de chaque association à titre gracieux, cependant il est de votre responsabilité d'assurer que du personnel y soit durant vos heures de conférence.

Laissez-passer gratuits Guide de planification: section 2.4.5

Saviez-vous que votre association peut recevoir des laissez-passer gratuits à distribuer à des invités spéciaux pour qu'ils n'aient pas à payer les frais d'inscription au Congrès où les frais de votre conférence d'association? Consultez le nombre de laissez-passer attribué à votre association (en fonction de votre participation antérieure au Congrès) et soumettez le formulaire via le Système de demande avant le 23 février pour pouvoir les utiliser. Veuillez informer ces invités qu'ils ne doivent pas s'inscrire au Congrès; la Fédération se chargera de traiter ces inscriptions séparément.

Trousse visuelle du Congrès Guide de planification: section 5.2

Une trousse visuelle du Congrès est disponible sur le Portail des organisateurs. Elle se compose d’une série d’éléments et de logos visuels prêts à l’emploi pour vous aider à faire la promotion du Congrès 2018 et de votre conférence sur votre site Web, dans vos courriels aux membres, dans votre programme de conférence, etc. Téléchargez la trousse visuelle de la page Images & logos du Portail des organisateurs. Si vous avez besoin de logos transparents, contactez organisateurs@ideas-idees.ca

Conseils pour la création de votre programme de conférence Guide de planification: section 4.2

Les résultats des sondages indiquent que les congressistes aimeraient intervenir et assister aux séances de plusieurs conférences d’association au cours de leur présence au Congrès.  Pour que ce soit possible, les associations sont invitées à choisir des plages horaires identiques ou similaires au moment de planifier leur programme de conférence. Vos membres pourront ainsi tirer parti des occasions de réseautage ouvertes et parcourir le Congrès dans son ensemble et il vous sera, de votre côté, plus facile de présenter des séances conjointement avec d’autres associations. Pour plus de conseils et des exemples de plages horaires, consultez la page 30 de votre  Guide de planification.

Blogue du Congrès

Donnez plus de visibilité à votre association et à votre programme de conférence en devenant rédacteur/trice pour le blogue du Congrès! Écrivez à Kayla MacIntosh pour obtenir une liste de sujets et plus d'informations sur le processus de soumission.

Soumettez vos Formulaires Événement ouvert Guide de planification: section 4.2.3

Si vous souhaitez rendre accessible aux congressistes inscrits et au grand public certaines de vos séances au Congrès, remplissez un Formulaire Événement ouvert pour chaque séance avant le 2 mars et nous nous chargerons de les promouvoir! Elles seront publiées dans le guide L'Essentiel du Congrès remis à tous les congressistes inscrits (si reçues avant la date limite) ainsi qu'en ligne dans le calendrier des événements ouverts.  Veuillez noter qu'aucun frais d'additionnel et qu'aucune inscription séparée ne peuvent être demandés pour ces événements.

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