You are receiving this email because you are a Congress 2018 organizer | Vous recevez ce courriel en qualité d'organisateur/trice du Congrès 2018

Le français suit
March 8, 2018
Congress organizers update #21
Dear

The early bird registration deadline is fast approaching! If you haven't already registered, we encourage you to register by March 31. Please tell your members that they only have three weeks left to benefit from discounted Congress rates.


To find out more about each deadline and each action item, refer to the Planning Guide or check out the Organizers Portal at www.congress2018.ca/organizers

***Missed last week's email? Check it out here ***
Upcoming key dates
Tomorrow - Deadline to submit Hire an Association Assistant Form
March 16 - Deadline to submit preliminary program
March 16 - Deadline to submit Open Event Change Form (if applicable)
April 6 - Deadline to request audio-visual, furnishings and catering
Countdown to Congress meeting today
Today we will discuss how to place catering, AV and furnishing orders, tips to make your conference accessible, how to use the Congress building naming convention and more. Download the agenda then call in or attend in person today, March 8, at 13:00 CST / 14:00 EST in The Terrace Building (10R) Boardroom C. Don't forget to bring your Planning Guide !
Last day to request an assistant for your association
Do you want to have an assistant during Congress to staff your greeting table, direct attendees, run errands, etc.? The Federation can hire one on your behalf. Simply complete the Hire an Association Assistant Form in the Request System by tomorrow and we will do the rest. We even organize a Congress orientation session for all assistants for which we cover the training hours. Only the wages for when the assistant is directly working for you will be added to your association's Congress Account.
Submit your preliminary program
Each scholarly association is responsible for developing its own conference program, which is to be submitted to the Federation for posting on the Congress website so your attendees can view it. The PDF version of your preliminary program is due March 16 via the new Conference program upload form. Programs will be posted/updated on a weekly basis and you can upload revised programs at any time. We also have a number of helpful tips for you to consider when developing your program, such as adding 15 minutes between each session to allow attendees to move between rooms. Find more tips and a sample schedule in your Planning Guide!
Changes to your open event listings
The deadline to submit Open Event Listing Forms has now passed. If you have already submitted a form and would like to make changes, you have until March 16 to do so via an Open Event Change Form. You will be asked to provide your reference # indicated in your Open Event Listing confirmation email. Please note that no changes will be accepted via email and that new forms will not be processed.
Accessibility tips for your conference
The Federation and the University of Regina work to support the accessibility of Congress as a whole, but it’s also important that your own association conference is as accessible as possible. See the accessibility tips included in your Planning Guide. Key considerations can be: preparing alternate formats of printed material, assigning a volunteer to assist attendees during meals, and ensuring that conference presenters have microphones. We encourage you to share the Accessible presentations tips with all of your presenters.
Maintaining Congress visual standards
As Congress organizers, it is your responsibility to make sure your association follows Congress branding guidelines when communicating about Congress, whether it is on your website or via digital and printed vehicles. Consult your Planning Guide to learn about these guidelines and download the Congress visual tool kit to access various ready-made visual elements (logos, images, etc.). This kit is available on the Branding & logos page of the Organizers Portal. If you require transparent logos, please email organizers@ideas-idees.ca. Please also make sure any other information regarding your conference, e.g. fees, dates, etc. are up to date on your association website.
  Le 8 mars 2018
Bulletin organisateurs du Congrès N°21
Cher/chère

La date limite de préinscription approche à grands pas! Si cela n'est pas déjà fait, nous vous conseillons de vous inscrire avant le 31 mars. Dites à vos membres qu'ils ne leur reste que trois semaines pour bénéficier des tarifs préférentiels du Congrès.  

Pour en savoir plus sur chaque échéance et chaque mesure à prendre, référez-vous au Guide de planification ou visitez le Portail des organisateurs au www.congres2018.ca/organisateurs


***Vous avez manqué le courriel de la semaine dernière? Lisez-le ici ***
Dates clés à venir
Demain - Délai pour soumettre le Formulaire Embauche d’adjoint(e) d’association
Le 16 mars - Soumettre le programme préliminaire de votre conférence
Le 16 mars -  Soumettre le Formulaire de modification (le cas échéant) 
Le 6 avril - Réserver l’équipement audiovisuel, le mobilier et passer commande au service de traiteur
Réunion En route vers le Congrès aujourd'hui
Aujourd'hui, nous verrons comment passer commande pour l’audiovisuel, l’ameublement et le service de traiteur, nous vous donnerons des conseils pour améliorer l’accessibilité de votre conférence, et nous vous expliquerons comment utiliser la convention d’appellation des édifices du Congrès. Téléchargez l'ordre du jour et appelez nous, ou rendez-vous directement le jeudi 8 mars prochain à 13:00 HNC / 14:00 HAE dans la salle Terrace Building (10R). N'oubliez pas d'apporter votre Guide de planification.
Dernier jour pour demander un(e) adjoint(e) d'association
Souhaitez-vous embaucher un(e) adjoint(e) au Congrès pour assurer la permanence de votre table d'accueil, renseigner vos congressistes, etc.? Remplissez simplement le Formulaire Embauche d'adjoint(e) d'association dans le Système de demande d'ici demain et nous nous chargerons de reste. Nous organisons aussi une session d'orientation pour les adjoints dont nous couvrons les honoraires. Le salaire de l'adjoint ne sera imputé à votre compte du Congrès que lorsqu' il ou elle commencera à travailler directement pour votre association.
Soumettez votre programme préliminaire
Chaque association savante est responsable du développement de son propre programme de conférence, et celui-ci doit être soumis à la Fédération pour publication sur le site du congrès pour permettre à vos participants de le consulter. Vous devez nous faire parvenir la version PDF de votre programme préliminaire avant le 16 mars via le nouveau Formulaire de téléchargement du programme de la conférence. Les programmes seront publiés/mis à jour hebdomadairement, vous pouvez télécharger les programmes actualisés à n’importe quel moment. Nous vous suggérons également quelques conseils utiles pour définir votre programme, comme d’inclure 15 minutes entre chaque séance pour permettre aux participants de changer de salle. Vous trouverez plus de conseils utiles ainsi qu’un exemple de programme dans votre Guide de planification!
Changements relatifs aux événements ouverts
La date limite de soumission des Formulaires Événement ouvert est désormais passée. Si vous avez soumis un formulaire et souhaitez effectuer des changements, veuillez remplir un Formulaire de modification avant le 16 mars . Vous aurez besoin du numéro de référence fourni dans le courriel de confirmation de soumission d'un événement ouvert. Veuillez noter qu'aucun changement ne sera accepté par courriel et que toute nouvelle soumission ne sera pas prise en compte.
Conseils pratiques pour l’accessibilité de votre conférence
La Fédération et l'Université de Regina s’emploient à rendre le congrès accessible dans son ensemble, et il est important que la conférence de votre association le soit le plus possible également. Veuillez consulter les conseils d'accessibilité inclus dans votre guide de planification. Parmi les points clés, nous pourrions suggérer : préparer vos imprimés dans un format différent, affecter un volontaire pour aider les participants pendant les repas, et vous assurer que les orateurs de votre conférence soient équipés de microphones. Nous vous encourageons à partager les conseils concernant les présentations accessibles avec tous vos conférenciers.
Comment préserver l'identité visuelle du Congrès

En tant qu'organisateur/trice du Congrès, il en va de votre responsabilité de guider votre association lors de l'utilisation des éléments de marque du Congrès, que ce soit sur votre site Internet ou vos supports écrits et électroniques. Consultez votre Guide de planification pour en savoir plus sur ces directives et télécharger notre trousse visuelle du Congrès pour accéder divers éléments visuels prêts à l'emploi. Cette trousse est disponible sur la page Image & logos du Portail organisateurs. Si vous avez besoin de logos transparents, écrivez à organisateurs@ideas-idees.ca. Veuillez également vérifier que les informations relatives à votre conférence, e.g. les frais, les dates, etc. sont correctes sur le site Internet de votre association.
#congressh