Congress organizers update #21
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Dear
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The early bird registration deadline is fast approaching! If you haven't already registered, we encourage you to register by March 31. Please tell your members that they only have three weeks left to benefit from discounted Congress rates.
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Upcoming key dates
Tomorrow
- Deadline to submit Hire an Association Assistant Form
March 16 -
Deadline to submit
preliminary
program
March 16
- Deadline to submit Open Event Change Form (if applicable)
April 6 -
Deadline to request audio-visual, furnishings and catering
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Countdown to Congress meeting today
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Today we will discuss how to place catering, AV and furnishing orders, tips to make your conference accessible, how to use the Congress building naming convention and more.
Download the agenda then
call in or attend in person
today, March 8, at 13:00 CST / 14:00 EST in The Terrace Building (10R) Boardroom C. Don't forget to bring your
Planning Guide
!
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Last day to request an assistant for your association
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Do you want to have an assistant during Congress to staff your greeting table, direct attendees, run errands, etc.? The Federation can hire one on your behalf. Simply
complete the Hire an Association Assistant Form in the
Request System
by tomorrow
and we will do the rest. We even organize a Congress orientation session for all assistants for which we cover the training hours. Only the wages for when the assistant is directly working for you will be added to your association's Congress Account.
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Submit your preliminary program
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Each scholarly association is responsible for developing its own conference program, which is to be submitted to the Federation for posting on the Congress website so your attendees can view it. The PDF version of your preliminary program is due
March 16 via the
new
Conference program upload form. Programs will be posted/updated on a weekly basis and you can upload revised programs at any time. We also have a number of
helpful tips for you to consider when developing your program, such as adding 15 minutes between each session to allow attendees to move between rooms. Find more tips and a sample schedule in your
Planning Guide!
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Changes to your open event listings
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The deadline to submit Open Event Listing Forms has now passed. If you have already submitted a form and would like to make changes, you have until
March 16 to do so via an
Open Event Change Form. You will be asked to provide your reference # indicated in your Open Event Listing confirmation email. Please note that no changes will be accepted via email and that new forms will not be processed.
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Accessibility tips for your conference
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The Federation and the University of Regina work to support the accessibility of Congress as a whole, but it’s also important that your own association conference is as accessible as possible. See the
accessibility tips included in your
Planning Guide. Key considerations can be: preparing alternate formats of printed material, assigning a volunteer to assist attendees during meals, and ensuring that conference presenters have microphones. We encourage you to share the
Accessible presentations tips with all of your presenters.
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Maintaining Congress visual standards
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As Congress organizers, it is your responsibility to make sure your association follows Congress branding guidelines when communicating about Congress, whether it is on your website or via digital and printed vehicles. Consult your
Planning Guide to learn about these guidelines and download the
Congress visual tool kit to access various ready-made visual elements (logos, images, etc.). This kit is available on the
Branding & logos page of the Organizers Portal. If you require transparent logos, please email
organizers@ideas-idees.ca. Please also make sure any other information regarding your conference, e.g. fees, dates, etc. are up to date on your association website.
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Bulletin organisateurs du Congrès N°21
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Cher/chère
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La date limite de préinscription approche à grands pas! Si cela n'est pas déjà fait, nous vous conseillons de vous inscrire avant le 31 mars. Dites à vos membres qu'ils ne leur reste que trois semaines pour bénéficier des tarifs préférentiels du Congrès.
***Vous avez manqué le courriel de la semaine dernière?
Lisez-le ici
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Dates clés à venir
Demain
- Délai pour soumettre le
Formulaire Embauche d’adjoint(e) d’association
Le 16 mars
- Soumettre le programme préliminaire de votre conférence
Le 16 mars -
Soumettre le Formulaire de modification (le cas échéant)
Le 6 avril -
Réserver l’équipement audiovisuel, le mobilier et passer commande au service de traiteur
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Réunion
En route vers le Congrès
aujourd'hui
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Aujourd'hui, nous verrons comment passer commande pour l’audiovisuel, l’ameublement et le service de traiteur, nous vous donnerons des conseils pour améliorer l’accessibilité de votre conférence, et nous vous expliquerons comment utiliser la convention d’appellation des édifices du Congrès.
Téléchargez l'ordre du jour et
appelez nous, ou rendez-vous directement
le jeudi 8 mars prochain à 13:00 HNC / 14:00 HAE dans la salle Terrace Building (10R). N'oubliez pas d'apporter votre
Guide de planification.
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Dernier jour pour demander un(e) adjoint(e) d'association
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Souhaitez-vous embaucher un(e) adjoint(e) au Congrès pour assurer la permanence de votre table d'accueil, renseigner vos congressistes, etc.?
Remplissez simplement le Formulaire Embauche d'adjoint(e) d'association dans le
Système de demande
d'ici demain
et nous nous chargerons de reste. Nous organisons aussi une session d'orientation pour les adjoints dont nous couvrons les honoraires. Le salaire de l'adjoint ne sera imputé à votre compte du Congrès que lorsqu' il ou elle commencera à travailler directement pour votre association.
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Soumettez votre programme préliminaire
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Chaque association savante est responsable du développement de son propre programme de conférence, et celui-ci doit être soumis à la Fédération pour publication sur le site du congrès pour permettre à vos participants de le consulter. Vous devez nous faire parvenir la version PDF de votre programme préliminaire avant le
16 mars via le nouveau
Formulaire de téléchargement du programme de la conférence. Les programmes seront publiés/mis à jour hebdomadairement, vous pouvez télécharger les programmes actualisés à n’importe quel moment. Nous vous suggérons également quelques
conseils utiles pour définir votre programme, comme d’inclure 15 minutes entre chaque séance pour permettre aux participants de changer de salle. Vous trouverez plus de conseils utiles ainsi qu’un exemple de programme dans votre
Guide de planification!
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Changements relatifs aux événements ouverts
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La date limite de soumission des Formulaires Événement ouvert est désormais passée. Si vous avez soumis un formulaire et souhaitez effectuer des changements, veuillez remplir un
Formulaire de modification
avant
le 16 mars
. Vous aurez besoin du numéro de référence fourni dans le courriel de confirmation de soumission d'un événement ouvert. Veuillez noter qu'aucun changement ne sera accepté par courriel et que toute nouvelle soumission ne sera pas prise en compte.
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Conseils pratiques pour l’accessibilité de votre conférence
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La Fédération et l'Université de Regina s’emploient à rendre le congrès accessible dans son ensemble, et il est important que la conférence de votre association le soit le plus possible également. Veuillez consulter les
conseils d'accessibilité inclus dans votre guide de planification. Parmi les points clés, nous pourrions suggérer : préparer vos imprimés dans un format différent, affecter un volontaire pour aider les participants pendant les repas, et vous assurer que les orateurs de votre conférence soient équipés de microphones. Nous vous encourageons à partager les conseils concernant les
présentations accessibles avec tous vos conférenciers.
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Comment préserver l'identité visuelle du Congrès
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En tant qu'organisateur/trice du Congrès, il en va de votre responsabilité de guider votre association lors de l'utilisation des éléments de marque du Congrès, que ce soit sur votre site Internet ou vos supports écrits et électroniques. Consultez votre
Guide de planification pour en savoir plus sur ces directives et télécharger notre
trousse visuelle du Congrès pour accéder divers éléments visuels prêts à l'emploi. Cette trousse est disponible sur la page
Image & logos du Portail organisateurs. Si vous avez besoin de logos transparents, écrivez à
organisateurs@ideas-idees.ca. Veuillez également vérifier que les informations relatives à votre conférence, e.g. les frais, les dates, etc. sont correctes sur le site Internet de votre association.
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