You are receiving this email because you are a Congress 2018 organizer | Vous recevez ce courriel en qualité d'organisateur/trice du Congrès 2018

Le français suit
March 15, 2018
Congress organizers update #22
Dear

The Congress angels will be dropping off a pretty Congress 2018 postcard in your mailbox this month. Help promote Congress by taking a picture of it and tweeting it using #congressh! You can also share the Five great reasons to attend Congress 2018 poster.  

To find out more about each deadline and each action item, refer to the Planning Guide or check out the Organizers Portal at www.congress2018.ca/organizers

***Missed last week's email? Check it out here ***
Upcoming key dates
Tomorrow - Deadline to submit preliminary program
Tomorrow - Deadline to submit Open Event Change Form (if applicable)
March 31 – Early-bird registration deadline
April 6 - Deadline to request audio-visual, furnishings and catering
April 20 - Deadline to submit final conference program
Preliminary program due tomorrow
Each scholarly association is responsible for developing its own conference program, which is to be submitted to the Federation for posting on the Congress website so your attendees can view it. The PDF version of your preliminary program is due tomorrow, March 16 via the new Conference program upload form. Programs will be posted/updated on a weekly basis and you can upload revised programs at any time. We also have a number of helpful tips for you to consider when developing your program, such as adding 15 minutes between each session to allow attendees to move between rooms. Find more tips and a sample schedule in your Planning Guide!
Last chance for changes to your open event listings
The deadline to submit Open Event Listing Forms has now passed. If you have already submitted a form and would like to make changes, you have until tomorrow, March 16 to do so via an Open Event Change Form. You will be asked to provide your reference # indicated in your Open Event Listing confirmation email. Please note that no changes will be accepted via email and that new forms will not be processed.
Review your current AV charges
Did you know that a Full Day Basic AV package is automatically added to every request for space assigned to your association in the Request System? Depending on how you booked your rooms and what types of sessions you are having, you might have too many AV packages ordered to your rooms. Review your current orders now and remove the basic package if you don't need it. Check out the AV Equipment and Furnishing Menu and order other items you need in the Request System by April 6!
Accessibility needs at Congress 
The Congress team is committed to creating the most inclusive and barrier-free experience possible for attendees with disabilities and accessibility needs. The Accessibility page of the Congress website provides excellent information and resources with which you should become familiar. This is in addition to the individual needs gathered from your attendees during registration and shared with you. Help contribute to these efforts by sharing the accessibility page with your members and following the tips in your Planning Guide.
Monitor your registration lists
Have you recently checked the status of your conference's registration? Are your speakers, presenters, panelists and those chairing a session registering? You are responsible for ensuring they do - download live registration reports at any time through the Request System to keep track. Please note the system is not connected to your association's membership system and thus does not verify membership status.
Media outreach program
Media outlets have grown increasingly interested in the research being presented at Congress. The Federation plays a key role in making this happen, by running a media outreach program open to attendees.

Media attention gives your presenters and your association valuable promotion outside the academic community and increased visibility with the broader public. You can help your conference presenters in this area by sharing the opt-in form and encouraging your members to participate in the media outreach program, so that the Federation can help pitch their research. We also encourage you to share with your presenters information on preparing for their presentations at Congress available on the Info for Presenters page.
  Le 15 mars 2018
Bulletin organisateurs du Congrès N°22
Cher/chère

Les anges du Congrès vont déposer une jolie carte du Congrès 2018 dans vos boîtes aux lettres ce mois-ci. Aidez-nous à promouvoir le Congrès en la prenant en photo et la gazouillant avec #congressh! Vous pouvez également partager l'affiche Cinq bonnes raisons d'assister au Congrès 2018.


Pour en savoir plus sur chaque échéance et chaque mesure à prendre, référez-vous au Guide de planification ou visitez le Portail des organisateurs au www.congres2018.ca/organisateurs


***Vous avez manqué le courriel de la semaine dernière? Lisez-le ici ***
Dates clés à venir
Demain - Soumettre le programme préliminaire de votre conférence
Demain -  Soumettre le Formulaire de modification (le cas échéant) 
Le 31 mars - date limite de préinscription
Le 6 avril - Réserver l’équipement audiovisuel, le mobilier et passer commande au service de traiteur
Le 6 avril - Soumettre le programme définitif de votre conférence
Soumettez votre programme préliminaire avant demain
Chaque association savante est responsable du développement de son propre programme de conférence, et celui-ci doit être soumis à la Fédération pour publication sur le site du congrès pour permettre à vos participants de le consulter. Vous devez nous faire parvenir la version PDF de votre programme préliminaire avant demain, le 16 mars via le nouveau Formulaire de téléchargement du programme de la conférence. Les programmes seront publiés/mis à jour hebdomadairement, vous pouvez télécharger les programmes actualisés à n’importe quel moment. Nous vous suggérons également quelques conseils utiles pour définir votre programme, comme d’inclure 15 minutes entre chaque séance pour permettre aux participants de changer de salle. Vous trouverez plus de conseils utiles ainsi qu’un exemple de programme dans votre Guide de planification!
Dernière chance pour changements relatifs aux événements ouverts
La date limite de soumission des Formulaires Événement ouvert est désormais passée. Si vous avez soumis un formulaire et souhaitez effectuer des changements, veuillez remplir un Formulaire de modification avant demain, le 16 mars . Vous aurez besoin du numéro de référence fourni dans le courriel de confirmation de soumission d'un événement ouvert. Veuillez noter qu'aucun changement ne sera accepté par courriel et que toute nouvelle soumission ne sera pas prise en compte.
Vérifiez vos frais d'audiovisuel
Saviez-vous que la trousse audiovisuelle de base - Journée complète est automatiquement ajoutée à chaque demande de salle assignée à votre association dans le système de demande? En fonction de la façon dont vous avez réservé vos salles, et du type de sessions que vous proposez, il se peut que vous ayez commandé des trousses audiovisuelles en trop. Vérifiez vos commandes et enlevez les trousses de base dont vous n'avez pas besoin. Consultez le Menu de matériel audiovisuel et de mobilier et commandez tout autre accessoire via le Système de demande avant le 6 avril!
Besoins en matière d'accessibilité au Congrès
L'équipe du Congrès s'emploie à créer les meilleures conditions dans lesquelles les congressistes handicapés et ayant des besoins en matière d'accessibilité pourront vivre une expérience inclusive et dégagée d'obstacles. La page Accessibilité du site Web du Congrès fournit d'excellents renseignements et ressources avec lesquels vous devriez vous familiariser. L'information complète les besoins individuels exprimés au moment de l'inscription et qui vous ont été communiqués. Contribuez à ces efforts en attirant l'attention de vos membres sur la page Accessibilité et les conseils donnés dans votre Guide de planification.
Vérifiez les inscriptions de vos membres

Avez-vous vérifié l'état de vos inscriptions récemment? Vos conférenciers, présentateurs, panélistes et présidents de séance se sont-ils inscrits? Vous devez vous assurer qu'ils le fassent : pour cela, téléchargez les rapports à tout moment via le Système de demande. Veuillez noter que ce dernier n'est pas connecté au système de gestion des adhésions de votre association et ne peut donc pas vérifier le statut de vos membres.
Programme de sensibilisation médiatique du Congrès
Les médias s'intéressent de plus en plus aux travaux de recherche présentés au congrès. La Fédération joue un rôle clé dans la réalisation de cet objectif en organisant un programme de sensibilisation aux médias ouvert aux participants.

L'attention des médias est l’occasion pour vos présentateurs et votre association de bénéficier d’une promotion non-négligeable en dehors de la communauté universitaire, et confère une visibilité accrue auprès du grand public. Vous pouvez aider vos conférenciers dans ce domaine en partageant le formulaire de demande et en encourageant vos membres à participer au programme de sensibilisation des médias, afin que la Fédération puisse les aider à promouvoir leurs recherches. Nous vous encourageons également à partager avec vos conférenciers l’information sur la préparation de leurs présentations au Congrès disponibles sur la page Info pour les conférenciers.
#congressh