You are receiving this email because you are a Congress 2018 organizer | Vous recevez ce courriel en qualité d'organisateur/trice du Congrès 2018

Le français suit
March 1, 2018
Congress organizers update #20
Dear , 

We're in the home stretch of the Congress planning process. Keep forging ahead as we have a handful of tasks left before the last deadline.

To find out more about each deadline and each action item, refer to the Planning Guide or check out the Organizers Portal at www.congress2018.ca/organizers. 

***Missed last week's email? Check it out here ***
Upcoming key dates
March 2 - Deadline to submit Open Event Listing Form
March 9 - Deadline to submit Hire an Association Assistant Form
March 16 - Submit preliminary conference program
March 16 - Submit Open Event Change Form (if applicable)
April 6 - Deadline to request audio-visual, furnishings and catering
Submit your Open Event Listing Form(s)
Tomorrow is the deadline to submit an Open Event Listing Form for each event you wish to open to all registered attendees or the general public. Once submitted, the Federation will promote your events via the online calendar of open events. All events will be posted by mid-April. If you require any changes to your event details, an Open Event Change Form must be completed by March 16. No changes will be accepted via email. 
Place orders for catering, AV & furnishing needs
The Request System is now open for requesting AV equipment, furnishings and catering orders in your allocated rooms! The Basic AV package is automatically added to each of your rooms. It is your responsibility to remove this package if you don't need it. Review the Audio-visual and equipment menu to shop for additional tables, chairs, microphones, etc. to suit your needs. Review the Catering menu to decide what items or packages you would like to order for your conference attendees. 
Countdown to Congress meeting next Thursday
Next week we will discuss how to place catering, AV and furnishing orders, tips to make your conference accessible and how to use the Congress building naming convention. Download the agenda then call in or attend in person next Thursday, March 8, at 13:00 CST / 14:00 EST in The Terrace Building (10R) Boardroom C . Don't forget to bring your Planning Guide!
Hire an assistant for your association
The Federation makes the process of hiring an assistant easy. Simply complete the Hire an Association Assistant Form in the Request System by March 9 and we will do the rest. If you already know of a student that you want to work with you, we can help with that as well. Fill out the 'Recommend an individual' portion of the form, then ensure that the individual submits an application to work at Congress and we will match you together! 
Your updated association membership mailing list
Did you welcome new members since last September? If the answer is yes, please send your updated association membership mailing list now to organizers@ideas-idees.ca and we will make sure your new members are added to the Congress 2018 email list and prompted to register before the early bird deadline! 
Child care services at Congress 2018
Do any of your members require child care services at Congress? Remind them to register their children before April 27, 2018. The University of Regina will offer child care services to registered Congress attendees for children 18 months to 12 years old from 7:45 to 17:15 each day of Congress. Drop-in service is not available, so registration is required. Check out the Congress website for more details.
Congress map & building naming convention  
Congress labels campus buildings based on official signage, not local nicknames. For example, locals refer to the Dr. John Archer Library as "Archer Library," but all official Congress publications will reference the full building name. Ease confusion for your members by using the official building and room names in your conference programs, emails, and on your websites so that they match those listed in the online calendar of events, the Congress map, and the Congress Essentials guide. Official room names are as shown in the Request System. You can also download the Congress 2018 map for reference, which will also be available inside the Congress Essentials guide distributed to everyone onsite at Congress.
  Le 1 mars 2018
Bulletin organisateurs du Congrès N°20
Cher/chère , 

Nous sommes à la dernière ligne droite pour la planification du congrès. Ce n’est pas le moment de relâcher la cadence, car il nous reste encore bien des choses à accomplir avant la dernière date d’échéance.

Pour en savoir plus sur chaque échéance et chaque mesure à prendre, référez-vous au Guide de planification ou visitez le Portail des organisateurs au www.congres2018.ca/organisateurs . 


***Vous avez manqué le courriel de la semaine dernière? Lisez-le ici ***
Dates clés à venir
Le 2 mars - Délai pour soumettre le Formulaire Événement ouvert
Le 9 mars - Délai pour soumettre le Formulaire Embauche d’adjoint(e) d’association
Le 16 mars - Soumettre le programme préliminaire de votre conférence
 Le 16 mars -   Soumettre le Formulaire de modification (le cas échéant) 
Le 6 avril - Réserver l’équipement audiovisuel, le mobilier et passer commande au service de traiteur
Soumettez vos Formulaires Événement ouvert
Vous avez jusqu'à demain pour soumettre un Formulaire Événement ouvert pour chaque événement que vous souhaitez ouvrir à tous les congressistes ou au grand public. Une fois soumis, la Fédération se chargera de promouvoir l’événement par le biais du Calendrier des événements ouverts en ligne. Tous les événements seront publiés mi-avril. Si vous souhaitez effectuer quelque changement que ce soit concernant votre ou vos événements, veuillez remplir un Formulaire de modification avant le 16 mars. Aucun changement ne sera accepté par courriel.
Passez commande au service de traiteur, audiovisuel et ameublement
Le système de demande est maintenant ouvert pour soumettre vos besoins en équipement audiovisuel, ameublement et service de traiteur pour vos salles attribuées!
La trousse audiovisuelle de base s’ajoute par défaut à chacune des salles qui vous sont attribuées. Il vous incombe de supprimer cette demande pour toute réservation de salle et tous les événements qui la rendent superflue. Nous vous invitons à consulter le menu de l’équipement audiovisuel et du mobilier pour toute demande supplémentaire de tables, chaises, microphones, etc. dont vous pourriez avoir besoin. Consultez le menu traiteur pour déterminer les éléments ou assortiments que vous souhaitez commander pour vos participants de conférence
Réunion En route vers le Congrès jeudi prochain
Jeudi prochain, nous verrons comment passer commande pour l’audiovisuel, l’ameublement et le traiteur, nous vous donnerons des conseils pour améliorer l’accessibilité de votre conférence, et nous vous expliquerons comment utiliser la convention d’appellation des édifices du Congrès. Téléchargez l'ordre du jour et appelez nous, ou rendez-vous directement  le jeudi 8 mars prochain à 13:00 HNC / 14:00 HAE dans la salle Terrace Building (10R). N'oubliez pas d'apporter votre Guide de planification !
Embauche d'un(e) adjoint(e) d'association
La Fédération facilite l'embauche d'un(e) adjoint(e) d'association. Complétez le Formulaire Embauche d'adjoint(e) d'association dans le Système de demande avant le 9 mars et nous nous chargerons du reste. Si vous connaissez déjà un étudiant avec lequel vous souhaiteriez travailler, nous pouvons également vous aider le cas échéant. Pour ce faire, remplissez la partie « recommander une personne » du formulaire, et assurez-vous que cette personne soumette sa candidature pour travailler sur le Congrès et nous ferons en sorte de vous associer en fonction. 
Nouvelle liste d'envoi aux membres
Avez-vous accueilli des nouveaux membres depuis septembre dernier? Si oui, envoyez-nous une version mise à jour de votre liste d'envoi aux membres d'associations à organisateurs@ideas-idees.ca dès maintenant et nous ferons en sorte que vos nouveaux membres soient ajoutés à la liste de distribution du Congrès 2018 et soient informés de la date limite de préinscription!
Services de garde d'enfant au Congrès 2018
Y-a-t-il parmi vos membres des personnes qui ont besoin de faire appel à des services de garde d’enfant ? Rappelez-leur d 'inscrire leurs enfants avant le 27 avril 2018. L'Université de Regina propose aux congressistes inscrits des services de garde pour les enfants de 18 mois à 12 ans chaque jour de 7 h 45 à 17 h 15 pendant la durée du Congrès. Aucune admission à l'improviste n'étant acceptée, il est essentiel de s'inscrire à l’avance. Consultez le site internet du Congrès pour plus de détails.
Plan du Congrès et convention d'appellation des bâtiments
Le Congrès nomme les bâtiments sur la base de l'affichage officiel, et non des appellations locales familières. Par exemple, on appelle familièrement la Dr. John Archer Library la ' Archer Library ', mais les publications officielles du Congrès feront mention du nom complet du bâtiment. Évitez toute confusion auprès de vos membres en utilisant les noms officiels des bâtiments et des salles dans vos programmes de conférence, vos courriels et vos sites Internet, afin qu'ils correspondent à ceux publiés dans le calendrier des événements ouverts, sur le plan du Congrès ou dans le guide L'Essentiel du Congrès. Vous retrouverez les noms officiels des salles dans le Système de demande. Vous pouvez également télécharger le plan du Congrès 2018 à titre de référence, également disponible dans le guide L’Essentiel du Congrès. Le guide sera distribué sur place, à tous les congressistes.
#congressh
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