Congress organizers update #17
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Dear
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Do you have any questions about your association page or upcoming tasks? Come and ask us all your questions at the
Countdown to Congress
meeting today!
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Upcoming key dates
February 8 -
Countdown to Congress
meeting
February 16 -
Deadline to submit Association greeting table form
February 23 -
Deadline to submit Complimentary pass form
February 28 -
Deadline to apply for Graduate Student Travel Awards
March 2
- Submit Open Events Listing Form
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Countdown to Congress meeting today
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Today we will discuss registering speakers and monitoring your association's registration list, open event listings, Complimentary registration passes, checking your allocated rooms and more.
Download the agenda and
call in
or attend in person today, February 8, at 11:30 CST / 12:30 EST in The Terrace Building (10R) Boardroom C. Don't forget to bring your
Planning Guide!
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Monitor your registration lists
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Have you recently checked the status of your conference's registration? Are your speakers, presenters, panelists and those chairing a session registering? You are responsible for ensuring they do - download live registration reports at any time through the
Request System
to keep track. Please note the system is not connected to your association's membership system and thus does not verify membership status.
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Questionable housing/accommodation vendors
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It has come to our attention that there is a company, inaccurately representing itself as our "housing vendor", contacting companies and associations attending Congress with offers to book their hotel rooms. Neither the Federation nor the University of Regina use the services of any housing or accommodation vendor(s) and do not make direct calls to any group affiliated with Congress regarding booking of accommodations. Please do NOT make arrangements with any vendors who contact you directly, as this is likely a scam. Advise your speakers and members that reservations should only be made directly with a hotel as per the reservation methods listed on the
accommodations page of the Congress website. Remember to book early to avoid disappointment!
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Reserve your association greeting table
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Greeting tables will create a better experience for your members on site, as they act as a welcome station for your attendees and significantly decrease the potential for them to get lost when looking for your conference.
Advise us whether you will reserve a table by submitting the form via the
Request System
no later than February 16.
Your first table is complimentary, though associations are responsible for ensuring the table is staffed during your conference hours.
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Hire an assistant for your association
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Do you want to have an assistant during Congress to staff your greeting table, direct attendees, run errands, etc.? The Federation can hire one on your behalf. Simply complete the Hire an Association Assistant Form in the
Request System by
March 9 and we will do the rest.
We even organize a Congress orientation session for all assistants for which we cover the training hours. Only the wages for when the assistant is directly working for you will be added to your association's Congress Account.
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Most forms in the Request System give you two options:
Save for later
(i.e. save as draft) or
Submit
(i.e. send as final). If you are unsure, are missing information or are running out of time, please save your work for later and you will be able to come back to it at any time before the deadline. However, if the information you have filled in is final, please submit the form and your response will be marked as complete.
You must 'submit' your saved forms in order for your information to be exported into our final report; the forms will no longer be accessible after the deadline
. Consult the
Tasks & forms page
for each task’s deadline.
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Graduate Students Travels Awards
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In an effort to make Congress accessible to graduate students and recent PhD graduates, the University of Regina is offering the
Graduate Student Travel Awards
. Fully-qualified graduate students and recent PhD graduates will be able to apply for a subsidy of up to $500 in value towards accommodation, meal, and bookstore credits to facilitate participation at Congress 2018 to present papers, posters, or other creative works related to their research. Read more in Academic Convenor André Magnan's
blog
. Applications will be reviewed on a first come, first served basis starting from
January 15, 2018 until the end of February.
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Bulletin organisateurs du Congrès N°17
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Cher/chère
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Avez-vous des questions au sujet des tâches et des processus à venir? Venez nous poser toutes vos questions à la réunion
En route vers le Congrès
aujourd'hui
!
***Vous avez manqué le courriel de la semaine dernière?
Lisez-le ici
***
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Dates clés à venir
Le 8 février
- Réunion
En route pour le Congrès
Le 16 février
- Délai pour soumettre le formulaire Table d'accueil d'association
Le 23 février
- Délai pour soumettre le Formulaire Laissez-passer gratuit
Le 28 février
- Délai pour candidater aux Bourses de voyage pour étudiants diplômés
Le 2 mars
- Délai pour soumettre le Formulaire événement ouvert
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Réunion
En route vers le Congrès
aujourd'hui
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Aujourd'hui, nous parlerons de l'inscription des conférenciers et faire le suivi de vos listes d'inscription, des événements ouverts, des laissez-passer gratuits, de comment vérifier les salles qui vous sont allouées et plus encore.
Téléchargez l'ordre du jour et
assistez en personne ou
participez par téléconférence
aujourd'hui
, 8 février à 11:30 HNC / 12:30 HAE au Terrace Building (10R) Boardroom. N'oubliez pas d'amener votre
Guide de planification!
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Vérifiez les inscriptions de vos membres
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Avez-vous vérifié l'état de vos inscriptions récemment? Vos conférenciers, présentateurs, panélistes et présidents de séance se sont-ils inscrits? Vous devez vous assurer qu'ils le fassent : pour cela, téléchargez les rapports à tout moment via
le Système de demande. Veuillez noter que ce dernier n'est pas connecté au système de gestion des adhésions de votre association et ne peut donc pas vérifier le statut de vos membres.
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Représentant en hébérgement douteux
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Il nous est récemment parvenu qu'une compagnie qui se décrit, à tort, comme notre représentant en hébergement contacte les associations qui assisteront au Congrès en offrant de leur réserver des chambres d'hôtel. Ni la Fédération, ni l'Université d'Ottawa ont recourt aux services de vendeurs en hébergement et logement et les deux ne communiquent pas par appel téléphonique au sujet de l'hébergement à aucun des groupes affiliés au Congrès. Veuillez NE PAS faire d'arrangements avec ces représentants commerciaux qui vous contactent directement, vu qu'il s'agit probablement d'une arnaque. Informez vos conférenciers et vos membres que l'hébergement doit être réservé en utilisant uniquement les méthodes listées sur la page
hébergement
du site du Congrès. N'oubliez pas de réserver le plus tôt possible pour éviter tout désagrément!
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Réservez votre table d'accueil d'association
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Les tables d'accueil d'association créent une meilleure expérience pour vos membres, en agissant à titre de postes d'orientation pour vos congressistes et en leur évitant ainsi de se perdre en cherchant votre conférence.
Laissez-nous savoir si vous souhaitez réserver une table en soumettant le formulaire adéquat
via le Système de demande
au plus tard le 16 février.
Une table est mise à la disposition de chaque association à titre gracieux, cependant il est de votre responsabilité d'assurer que du personnel y soit durant vos heures de conférence.
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Embauche d'un(e) adjoint(e) d'association
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Souhaitez-vous embaucher un(e) adjoint(e) au Congrès pour assurer la permanence de votre table d'accueil, renseigner vos congressistes, etc.? Remplissez simplement le Formulaire Embauche d'adjoint(e) d'association dans le
Système de demande avant
le 9 mars et nous nous chargerons de reste. Nous organisons aussi une sessions d'orientation pour les adjoint dont nous couvrons les honoraires. Le salaire de l'adjoint ne sera imputé à votre compte du Congrès que quand il ou elle commencera à travailler directement pour votre association.
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Formulaires : Sauvegarder vs soumettre
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La majorité des formulaires du Système de demande du Congrès vous proposent deux choix :
sauvegarder
(comme ébauche) ou
soumettre
(version finale). Si vous n'êtes pas sûr(e), devez chercher un complément d'information ou n'avez pas le temps de finir, veuillez sauvegarder votre travail pour plus tard et vous pourrez y accéder de nouveau à n'importe quel moment avant la date limite. Toutefois, si vous êtes satifait(e) de votre formulaire, veuillez le soumettre et votre réponse sera enregistrée comme finalisée
.
Veuillez soumettre vos formulaires sauvegardés pour que nous puissions les inclure dans notre rapport final; les formulaires ne seront plus disponibles au-delà de la date limite indiquée
. Consultez la page
Tâches & formulaires
pour connaître les dates d'échéance de chaque formulaire.
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Bourses de voyage pour étudiants diplômés
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Afin de permettre aux étudiants des cycles supérieurs et jeunes diplômés de participer au Congrès, l'Université de Regina offre les
Bourses pour étudiants diplômés
. Les étudiants diplômés et les diplômés récents d’un doctorat qualifiés sont admissibles à une subvention qui couvrira les frais de logement, de nourriture et de librairie afin d’assister au Congrès 2018. Apprenez-en plus en lisant le
blogue du responsable académique du Congrès. André Magnan
. Les candidatures seront acceptées selon le principe de premier arrivé, premier servi, à partir du
15 janvier et jusqu'au 28 février
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