Congress organizers update #19
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Dear
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Be prepared to start requesting your event requirements soon. The Congress Request System opens to order catering, AV equipment, and furnishings on Monday, February 26.
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Upcoming key dates
Tomorrow -
Deadline to submit Complimentary pass form
Tomorrow -
Deadline to review room allocations
February 28 -
Deadline to apply for Graduate Student Travel Awards
March 2
- Deadline to submit Open Events Listing Form
March 9
- Deadline to submit Hire an Association Assistant Form
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Last day to request complimentary passes
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If you have guests to whom you would like to assign a complimentary registration, you have until
tomorrow to submit your form! Check the
number of passes granted to your association then request your passes by submitting the form in the
Request System. The Federation will process registrations for these individuals separately so that neither the Congress registration fee or your association’s conference fee is charged
.
Please inform these guests they should not register online for Congress themselves.
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Check your room allocations by tomorrow!
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Tomorrow is the deadline to review the rooms you've been allocated for your conference! Make sure to check your assigned rooms in the
Request System
via the bottom section of the dashboard or by downloading one of the ‘Rooms’ reports from the Reports section. C
ontact
logistics.2018@uregina.ca
if you have any questions about your rooms, requested changes, or if you realize you don't need as many as you had initially booked
. If you are planning a smudging or similar ceremony as part of your conference, consult the
Indigenous Protocol document for instructions on how to find out if such a ceremony can take place in the rooms you've been allocated. It is also a good idea to visit your rooms in person to understand the layout available to you for your sessions.
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Submit your preliminary program
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Each scholarly association is responsible for developing its own conference program, which is to be submitted to the Federation for posting on the Congress website so your attendees can view it. The PDF version of your preliminary program is due
March 16 via the
new
Conference program upload form. Programs will be posted/updated on a weekly basis and you can upload revised programs at any time. We also have a number of
helpful tips for you to consider when developing your program, such as adding 15 minutes between each session to allow attendees to move between rooms. Find more tips and a sample schedule in your
Planning Guide!
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Open your sessions to other groups
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If you wish to open sessions or events to all registered attendees or the general public at Congress, fill out an
Open Event Listing Form
for each event by
March 2
and we will promote them for you! They will be published in the
Congress Essentials
guide handed out to all registered attendees on site (if received by the deadline) as well as in the online
calendar of open events
.
Please note that additional fees or separate registration or sign-up process cannot be used for these events.
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Hire an assistant for your association
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Do you want to have an assistant during Congress to staff your greeting table, direct attendees, run errands, etc.? The Federation can hire one on your behalf. Simply complete the Hire an Association Assistant Form in the
Request System
by
March 9
and we will do the rest. We even organize a Congress orientation session for all assistants for which we cover the training hours. Only the wages for when the assistant is directly working for you will be added to your association's Congress Account.
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Graduate Students Travels Awards
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This is the last week for any graduate students or recent PhD graduates to apply for the University of Regina's
Graduate Student Travel Awards
. Fully-qualified graduate students and recent PhD graduates will be able to apply for a subsidy of up to $500 in value towards accommodation, meal, and bookstore credits to facilitate participation at Congress 2018 to present papers, posters, or other creative works related to their research.
Applications close on February 28, 2018
and will be reviewed on a first come, first served basis.
Please share this information with your members.
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Bulletin organisateurs du Congrès N°19
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Cher/chère
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Vous pouvez dès à présent commencer à préparer la liste de vos besoins à nous soumettre pour l’évènement. Le Système de demande du Congrès permettant de faire vos demandes de restauration, équipement audio-visuel et ameublement ouvre le lundi 26 février.
***Vous avez manqué le courriel de la semaine dernière?
Lisez-le ici
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Dates clés à venir
Demain
- Délai pour soumettre le Formulaire Laissez-passer gratuit
Demain
- Délai pour vérifier les salles qui vous ont été attribuées
Le 28 février
- Délai pour soumettre sa candidature aux Bourses de voyage pour étudiants diplômés
Le 2 mars
- Délai pour soumettre le Formulaire événement ouvert
Le
9 mars
- Délai pour soumettre le
Formulaire Embauche d’adjoint(e) d’association
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Dernier jour pour utiliser vos laissez-passer gratuits
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Si vous avez des invités et que vous souhaitez leur attribuer vos laissez-passer gratuits, vous avez jusqu’à
demain pour soumettre le formulaire !
Consultez le nombre de laissez-passer attribués à votre association puis attribuez-les en soumettant le formulaire
via
le Système de demande. La Fédération se chargera de traiter ces inscriptions séparément, de façon à ce qu’aucun frais ne vous soit induit, que ce soit en frais d’inscriptions ou en frais relatif à votre participation en tant qu’Association.
Veuillez informer ces invités qu'ils ne doivent pas s'inscrire au Congrès directement.
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Vérifiez les salles qui vous ont été assignées avant demain !
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La date limite pour vérifier les salles qui ont été attribuées pour votre conférence, c’est demain ! Veuillez vérifier les salles qui vous ont été attribuées via le
système de demande,
en consultant la section inférieure du tableau de bord ou en téléchargeant l’un des rapports relatifs aux salles dans la section prévue à cet effet. Veuillez nous contacter par courriel
à
logistics.2018@uregina.ca si vous avez quelque question concernant vos salles, si vous souhaitez faire des changements ou si vous vous rendez compte que vous n’avez finalement pas besoin d’autant de salles qu’initialement prévu. Si vous prévoyez une cérémonie de purification ou similaire pendant votre conférence, veuillez consulter les instructions contenues dans le document sur le
Protocole autochtone pour savoir si une telle cérémonie peut avoir lieu dans la salle qui vous a été attribuée. Nous vous recommandons de personnellement visiter les salles pour vous faire une meilleure idée de la disposition des lieux avant vos séances.
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Soumettez votre programme préliminaire
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Chaque association savante est responsable du développement de son propre programme de conférence, et celui-ci doit être soumis à la Fédération pour publication sur le site du congrès pour permettre à vos participants de le consulter. Vous devez nous faire parvenir la version PDF de votre programme préliminaire avant le 16 mars via le nouveau
Formulaire de téléchargement du programme de la conférence. Les programmes seront publiés/mis à jour hebdomadairement, vous pouvez télécharger les programmes actualisés à n’importe quel moment. Nous vous suggérons également quelques
conseils utiles pour définir votre programme, comme d’inclure 15 minutes entre chaque séance pour permettre aux participants de changer de salle. Vous trouverez plus de conseils utiles ainsi qu’un exemple de programme dans votre
Guide de planification!
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Ouvrez vos séances à d’autres groupes
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Si vous souhaitez rendre accessible aux congressistes inscrits et au grand public certaines de vos séances au Congrès, remplissez un
formulaire Événement ouvert
pour chaque séance avant le
2 mars
et nous nous chargerons de les promouvoir! Elles seront publiées dans le guide
L'Essentiel du Congrès
remis à tous les congressistes inscrits (si reçues avant la date limite) ainsi qu'en ligne dans le
calendrier des événements ouverts
.
Veuillez noter qu'aucun frais additionnel et qu'aucune inscription séparée ne peuvent être demandés pour ces événements.
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Embauche d'un(e) adjoint(e) d'association
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Souhaitez-vous embaucher un(e) adjoint(e) au Congrès pour assurer la permanence de votre table d'accueil, renseigner vos congressistes, etc.? Remplissez simplement le Formulaire Embauche d'adjoint(e) d'association dans le
Système de demande
avant
le 9 mars
et nous nous chargerons de reste. Nous organisons aussi une session d'orientation pour les adjoints dont nous couvrons les honoraires. Le salaire de l'adjoint ne sera imputé à votre compte du Congrès que lorsqu' il ou elle commencera à travailler directement pour votre association.
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Bourses de voyage pour étudiants diplômés
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Plus qu’une semaine pour s’inscrire pour l’une des
Bourses pour étudiants diplômés
. de l'Université de Regina si vous êtes étudiant en cycle supérieur ou récemment diplômé d’un doctorat. Les étudiants en cycle supérieur et jeunes diplômés en doctorat admissibles pourront soumettre leur candidature, leur permettant de recevoir une subvention allant jusqu’à $500, les aidant à couvrir les frais de logement, de repas et de librairie pour assister au Congrès 2018 et y présenter des communications, des affiches ou d’autres travaux de création associés à leur recherche.
La date limite pour soumettre sa candidature
est le 28 février 2018, et les soumissions seront étudiées dans leur ordre d’arrivée. Veuillez partager cette information avec vos membres.
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